Agent.e d’accueil / secrétaire en cdd

Missions :

CONTEXTE DE TRAVAIL

Activité de la Direction / Service :

Les services Mobilités de la Direction Mobilités Proximité (DMP) de la Région Occitanie sont implantés dans les Maisons de ma Région dans les différents chefs-lieux de départements.

Le service régional des Mobilités des Hautes-Pyrénées est en charge de la mise en place et du pilotage des réseaux de transport public routier (transports scolaires, lignes régulières, transport à la demande), du suivi financier et administratif des marchés, de l’accueil des usagers du réseau régional des transports liO et de la gestion des ayants droit dans chaque département.

Il participe également plus largement à la préparation et à la déclinaison territoriale de la stratégie mobilités régionale, en lien étroit avec les services des autres Directions de la Direction Générale Déléguée Infrastructures et Mobilités.

Il est l’interlocuteur privilégiés sur le territoire des élus et partenaires locaux en matière de mobilité.

Contexte de travail :

Placé sous la responsabilité de la Responsable de service, l’équipe se compose d’un pôle Accueil-Secrétariat (2,5 agents), d’un pôle de Gestion technique du réseau (3,5 agents), d’un pôle administratif et financier (2 agents).

L’Agent.e d’accueil/Secrétaire accueille, oriente et renseigne le public. Il.elle effectue le secrétariat du service. Il.elle représente particulièrement l’image de la collectivité auprès du public.

VOS PRINCIPALES MISSIONS

Accueil des usagers :

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique du public (usagers/ partenaires…), dont la gestion de l’interface usager du système de téléphonie, conformément à la charte d’accueil régionale.

Vous fournissez des informations de 1er niveau au public sur l’offre de transport public régional dans le département et en région ou, en l’absence, vous réorientez le public vers l’interlocuteur ou la source d’information appropriée.

Vous recevez, filtrez et orientez les appels téléphoniques, prenez des messages et retranscrivez clairement les messages des usagers et partenaires pour une diffusion aux bons interlocuteurs.

Vous gérez une ou plusieurs messageries électroniques (boîtes dédiées à un service, une activité…) et le courrier selon les procédures.

Vous dialoguez et régulez les conflits et les situations de stress, et prenez les mesures appropriées en cas de situation d’urgence.

Vous effectuez une veille informationnelle sur les dispositifs régionaux afin de pouvoir répondre aux usagers.

Vous assurez la perception des produits de la vente des titres de transport en qualité de mandataire de la régie de recettes du service – sous la responsabilité du-de la régisseur-se ou, en son absence, de son-sa suppléante-e et dans le strict respect des dispositions de l’acte de création de la régie.

Secrétariat du service :

Vous assurez le secrétariat du service et contribuez à son bon fonctionnement administratif et organisationnel.

Vous organisez les réunions en prenant en charge la réservation des salles, la préparation et l’envoi des convocations, le suivi du quorum, la préparation logistique et informatique, la reprographie des documents, ainsi que la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.

Vous préparez les dossiers administratifs et assurez la mise en forme des documents, notamment les courriers et notifications aux usagers, et vous rédigez et diffusez les comptes rendus après validation par la hiérarchie.

Vous veillez au classement, à l’archivage et à la mise à jour des données du service, y compris les coordonnées, les plannings et les listes de diffusion.

Vous gérez également les plannings de réservation et la messagerie du service, en traitant les courriers via l’outil ELISE et en préparant les éléments de réponse nécessaires.

Enfin, vous participez à l’accueil et à l’intégration des nouveaux agents ou saisonniers, en constituant leurs dossiers administratifs et en demandant les accès informatiques nécessaires (réseau et logiciels métiers).

Inscription aux transports scolaires :

Vous assurez l’instruction administrative des demandes en lien avec les coordinateur.trice.s de secteur.

Vous préparez et envoyez les titres de transport, établissez les titres et duplicatas suite aux paiements, et effectuez les demandes de paiement/relances aux usagers. De plus, vous saisissez les demandes non dématérialisées sur le logiciel métier.

Vous préparez des Commissions Départementales du Transport Scolaire (CDTS) : recueil des demandes de recours, numérisation, constitution d’un tableau récapitulant toutes les demandes, et des fiches individuelles pour la commission, notification de la décision de la CDTS.

VOS MISSIONS SECONDAIRES

Gestion des approvisionnements, des stocks en fourniture, suivi du matériel informatique :

Vous dressez l’inventaire des matériels et produits et quantifiez les besoins. A ce titre, vous centralisez les commandes d’approvisionnement du service. Vous réceptionnez et contrôlez l’état et la qualité des matériels et produits reçus.

Enfin, vous tenez à jour l’inventaire du matériel informatique du service.

MISSIONS EN RENFORT

Vous prenez en charge toute tâche relevant du service transports, en fonction de la charge globale de travail, notamment lors de la période de rentrée scolaire.

Profil :

VOTRE PROFIL :

1. Vous avez des notions concernant le Règlement général des transports et du plan régional des transports des Hautes-Pyrénées
2. Vous appliquez les principes et règles de communication écrite, orale et téléphonique ;
3. Vous maitrisez les techniques d’accueil du public, d’écoute et négociation ;
4. Vous détenez une expérience dans la détection des comportements à risques et des techniques de régulation de conflit ;
5. Vous utilisez avec aisance les outils bureautiques et des logiciels métiers ;
6. Vous rédigez des documents administratifs clairs et structurés ;
7. Vous mettez en place des méthodes de gestion du temps efficaces afin de prioriser ;
8. Vous disposez de techniques de classement et d’archivage ;
9. Autonome et force de proposition, vous disposez d’une aisance relationnelle au sein de l’équipe, mais également au contact du public accueilli ;
10. Rigueur, discrétion et disponibilité sont indispensables à l’exercice des fonctions.

SPÉCIFITÉS DU POSTE :

11. Contraintes liées aux heures d’ouverture au sein de la Maison de Ma Région de Tarbes, du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 / 13h30 à 17h00
12. Présence physique selon des plages de permanence fixes
13. Contraintes liées au surcroit d’activité en période d’inscription et de rentrée scolaire (juin à octobre) nécessitant une grande disponibilité
14. Possibilité de relations avec des publics difficiles (en détresse ou agressif)
15. Absences/Congés en coordination avec l’autre agent d’accueil du service

Modalité de recrutement :

CDD 3 MOIS