Secrétair-e de direction

À propos de nous

L’Association Emmanuelle, fondée en 1974, est une association loi 1901, implantée en Charente-Maritime, qui gère aujourd’hui 36 établissements et services dédiés à l’accompagnement des personnes en situation de handicap, de l’adolescence à la retraite. L'Association s'articule autour de 5 pôles d'expertise : travail protégé, enfance, hébergement, autisme, sport adapté. Guidée par des valeurs humaines fortes telles que l'égalité des chances, la solidarité, la dignité, la bienveillance et le respect, l’Association place l'inclusion, la créativité et un esprit de famille au cœur de son action.

Dans le cadre d’un renfort temporaire, nous recherchons un(e) Secrétair(e) de Direction pour intégrer la MAS MAVIE / Service OXYGENE

📄 CDD d’un mois, renouvelable
🕒 Temps plein (1 ETP) – 📍 Poste basé à Châtelaillon-Plage (17)
🚀 Prise de poste immédiate
💼 Rémunération selon la Convention Collective Nationale du 26 août 1965 (secteur sanitaire, social et médico-social)


Mission


Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un(e) secrétaire de direction chargé(e) d’assurer le secrétariat général de l’établissement.




Vos missions principales :

* Gestion administrative courante : traitement du courrier, organisation et suivi des dossiers.

* Accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et fournisseurs, avec une capacité à apporter un premier niveau de réponse adapté à chaque interlocuteur.

* Appui RH :

o Suivi des visites médicales.

o Préparation des variables de paie en lien avec la Directrice de l'établissement.

o Saisie des plannings sur Octime.

o Participation à la gestion administrative des fiches de création de poste avec le service RH.

* Suivi administratif des personnes accompagnées :

o Gestion des entrées, présences, absences.

o Mise à jour et suivi de la liste d’attente.

o Tenue à jour des dossiers bénéficiaires (logiciel métier, Dossier Unique de l’Usager).

o Rédaction de projets, rapports, courriers.

* Suivi financier et comptable :

o Contrôle et suivi des éléments de facturation.

o Suivi des caisses physiques.

o Vérification et transmission des factures d’achats en comptabilité via la GED.

* Élaboration d’indicateurs d’activité et contribution au suivi de l’activité de l’établissement.

* Participation active à la continuité et au bon fonctionnement du service


Profil


Profil recherché :

* Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.

* Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion (Octime)

* Connaissances en gestion RH de base appréciées.

* Sens de l’organisation, rigueur, autonomie, et aisance relationnelle.




Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre l’Association Emmanuelle, c’est choisir de s’engager dans une structure humaine, dynamique et porteuse de sens.

Vous intégrerez une équipe pluridisciplinaire soudée et passionnée, évoluant dans un environnement bienveillant et dynamique, où la collaboration, le respect et l’entraide sont les clés d’un véritable esprit d’équipe.

Nos collaborateurs bénéficient de nombreux avantages, tels qu'une mutuelle prise en charge par l'employeur et par le CSE, des primes annuelles, ainsi que divers avantages offerts par notre CSE.