PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION
La ville d’Arras affirme son attachement à la culture et au développement culturel, en tant que vecteurs de rayonnement et de vivre ensemble au travers de 6 enjeux définis dans son projet culturel :
- Enjeu 1 : Rendre accessible et inciter la rencontre de tous les publics avec la diversité culturelle du territoire
- Enjeu 2 : Accompagner la création artistique et faciliter l’émergence de talents.
- Enjeu 3 : Encourager la démocratisation culturelle en positionnant la culture comme un des piliers du projet éducatif territorial
- Enjeu 4 : Affirmer le patrimoine comme l’ADN de la ville et en structurer la politique
- Enjeu 5 : Partager le dynamisme de notre politique et équipements culturels au service des publics et de l’attractivité du territoire.
- Enjeu 6 : Conforter la richesse événementielle et festive, vecteur de rayonnement du territoire et de vivre ensemble.
La direction de la Vie Culturelle a pour missions de :
- Piloter et suivre les projets transversaux pour le Département Culture et Attractivité ;
- Soutenir administrativement et financièrement les directions composant le Département
Culture et Attractivité et les accompagner sur les dossiers stratégiques et innovants ;
- Promouvoir et valoriser la vie culturelle associative en l’accompagnant de manière financière et immatérielle
- Constituer un interlocuteur privilégié des associations culturelles sous conventionnement pluriannuel (Plan-Séquence, Office Culturel, Tandem)
- Gérer les lieux culturels amateurs que sont le Wetz d’Amain, l’Hôtel de Guînes ou encore l’espace Saint-Eloi
DESCRIPTION DES MISSIONS
Assister directeur/trice de la Vie Culturelle et le directeur/trice de l’Evénementiel et par défaut, du coordinateur(rice) :
- Gérer l’agenda : organisation de l'agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités du directeur/trice de la Vie Culturelle et de l’Evénementiel et par défaut, du coordinateur(rice), suivi des rendez-vous, des réunions, planification des différentes instances et réunions
- Organiser les rendez-vous, réunions, visites, et déplacements (ordres de missions, réservations, états de frais)
- Travailler en collaboration avec les chefs de service et les chefs de projet de la direction
- Participation aux réunions de directions respectives et rédaction des comptes-rendus
- Garantir un reporting régulier
- Rechercher, centraliser et diffuser les informations
Assurer le suivi administratif des deux Directions :
- Assurer le suivi des courriers pilotés et non pilotés et la rédaction des réponses
- Assurer le suivi des parapheurs, des notes d’informations et d’intention
- Assurer les demandes techniques et les suivre (Astech)
- Suivre les demandes spécifiques (demandes du directeur de Département, du cabinet …)
- Assurer le suivi des dossiers administratifs : traitement des candidatures du projet Ville de
Noël, du marché des saveurs sur le projet Fête de l’Andouillette et du formulaire d’inscription
sur le projet Fête de la Musique.
- Assurer une veille particulière sur les délais de transmission
- Suivre les projets et activités de la direction
- Assurer la vérification de la mise en page des courriers, des notes, des diaporamas et tout autre document de la direction
- Gérer le planning de congés des agents
- Gérer le stock de fournitures de bureau et procéder aux commandes
Assurer l’accueil physique et téléphonique des deux Directions :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : filtrer les arrivées, les appels et transmettre les messages téléphoniques
- Fournir le premier niveau d’information et réorienter, si nécessaire, vers les services compétents
Autres missions :
- Toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du service et ce dans le respect du statut particulier du grade de l'agent
- Suppléance de la régie de recettes des directions
- Éventuel renfort pour l'organisation d’évènements
PROFIL RECHERCHÉ
Dynamisme, rigueur, réactivité, adaptabilité
Qualités relationnelles, d’analyse et d’organisation
Capacité rédactionnelle et prise de note
Capacité d’organisation et de priorisation du travail
Prise d’initiative en lien avec sa hiérarchie
Sens de l’accueil du public, en conformité avec l’image de la collectivité.
Connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales, particulièrement de la commune d’Arras
Connaissance des circuits et procédures administratives
Maîtrise de la pratique des outils bureautiques courants, des logiciels métier et des réseaux de communication
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