Agent d'accueil / secrétariat service contrôle (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Au sein de la Direction Eau et Assainissement, sous la responsabilité du chef de service, l’agent d’accueil/secrétariat a pour mission d’assurer l’accueil physique et téléphonique du service ainsi que des tâches administratives. Missions / conditions d'exercice Sous l’autorité du Chef de service et au sein d’une équipe, vos missions sont les suivantes :
1) Renseigne et accueille les usagers du service
-Accueille physique et téléphonique des usagers,
-Renseigne les usagers,
-Réceptionne les dossiers déposés,
-Réceptionne les divers paiements des usagers,
2) Envoi des courriers et des factures
-Prépare les envois postaux (environ 4000 à 5000/an),
-Suit les courriers envoyés (RAR, NPAI, etc),
-Classe et enregistre les courriers,
-Envoie les factures du service,
-Répond aux demandes des usagers (envoi de copies, reçu, …).
3) Classement des dossiers et des archives
-Classement des dossiers en cours
-Archivage des dossiers papiers et numériques et SIG.
4) Planification des agendas du service en appui ou en lors des absences de la chargée de planification
-Prépare et planifie les rendez-vous des agents,
-Rédige et envoie les courriers d’avis de passage,
-Informe les usagers sur le contexte technique et réglementaire,
-Collecte les renseignements nécessaires au bon déroulement de sa mission,
5) Participe aux tâches courantes du service
-Participe à la bonne gestion du logiciel métier et SIG (GREA FACTURATION)
6) Régisseur suppléant en appui de la comptable du service au besoin
-Aide à l’établissement des factures,
-Aide au suivi et l’avancement des encaisses en fonction des modes de paiement,

SPECIFICITES DU POSTE
- Horaires : Temps complet,
- Poste basé à DRAGUIGNAN,
- Permis B Profils recherchés Vos atouts :
-Doté(e) d’un bon relationnel, vous savez travailler en équipe
-Vous faites preuve d’autonomie, de réactivité et d’un bon sens de l’organisation.
Vos compétences :
-Maitrise des outils informatiques (world, excel, etc) et notion en système d’information géographique,
-Connaissances du fonctionnement de l'institution territoriale et notions d’une régie de recettes,
-Notions des filières d'assainissement non collectif et de la réglementation
-Notions en droit du sol,