Dans le cadre de sa mission, le Responsable Administratif & Comptable avec le support des équipes qu’il supervise a pour réalisation les missions suivantes :
COMPTABILITE GENERALE & FOURNISSEURS
- Comptabilité fournisseurs : traitement (imputation & saisie) des factures frais généraux et achats/stock (contrôle des bons de livraison et rapprochement avec les factures), règlement, lettrage des comptes ;
- Enregistrements des opérations diverses, pointage des comptes ;
- Vérification, enregistrement et paiement des notes de frais ;
- Gestion de la caisse ;
- Préparation des éléments pour le suivi des immobilisations ;
- Établissement de la déclaration de TVA ;
- Déclarations des diverses taxes, établissement des TVS CVAE CFE IS ;
- Interlocuteur privilégié des CAC ;
- Participation au quotidien à la gestion et au suivi de la trésorerie et des banques ;
- Réalisation des travaux de clôture annuels et périodiques (situations intermédiaires) ;
- Préparation des dossiers pour les bilans de clôture annuelle ;
- Réalisation des travaux de reporting selon les deadlines imposées par la DAF Groupe et la Direction du Site : Intercos / Reporting CA-Marge & Achat-Vente ;
- Participation à l’établissement du budget annuel en collaboration avec le Contrôle de Gestion Groupe ;
- Classement et archivages des documents et pièces comptables.
COMPTABILITE CLIENTS
- Saisie des règlements clients, remise en banque, pointage des comptes, suivi de la balance âgée et relance clients ;
- Ouverture des comptes clients ;
- Contrôle des dépassements de crédit et information aux décisionnaires ;
- Gestion des réclamations clients sur facture, suivi des litiges en collaboration avec les commerciaux terrain ;
- Gestion des contentieux, déclaration EULER, COFACE, mandataires judiciaires ;
- Établissement, codification et enregistrement des factures PC en comptabilité ;
- Établissement du reporting clients mensuel.
ADMINISTRATION DU PERSONNEL ET PAIE
- Gestion de l'ensemble des formalités liées aux embauches (DPAE, affiliations mutuelle et prévoyance...) et aux départs (radiations, maintiens de garanties) ;
- Gestion des visites médicales (embauches, périodiques, reprises) ;
- Suivi des périodes d'essai, des contrats à durée déterminée, des suspensions de contrats ;
- Gestion et tenue à jour des dossiers du personnel ;
- Suivi et mise à jour de la pointeuse ;
- Préparation des éléments fixes et variables de paie et transmission au service paie ;
- Décompte et suivi des absences (congés payés, maladie...) et des heures supplémentaires ;
- Gestion des tickets restaurant ;
- Établissement du plan de formation et gestion des dossiers formation en lien avec l’OPCO.
MISSIONS ANNEXES
- Assistanat de Direction (rédaction de courrier, suivi de dossiers, préparation de réunions…) ;
- Assistanat Commercial (suivi de reportings et de divers statistiques clients, suivi administratif de dossiers) ;
- Support au Directeur de Site pour le suivi des différents indicateurs et en cours comptables (RFA, RFT clients et fournisseurs, retours fournisseur, garanties….) ;
- Suivi de la démarche qualité et préparation des audits qualité (actualisation des procédures et suivi de leur application, mise à jour des indicateurs qualité…) ;
- Participation trimestrielle au COPIL et préparation des réunions (ordre du jour et préparation des dossiers) ;
- Gestion des archives.
RESPONSABILITES MANAGERIALES (équipe de 2/3 personnes)
- Réalisation des entretiens annuels d’évaluation (EAI) de ses collaborateurs ;
- Gestion et planification des congés de ses équipes ;
- Réalisation, mise en œuvre et mise à jour des procédures associées aux travaux à réaliser par le service comptable ;
- Délégation et répartition de l’activité en fonction des besoins.
Toute activité en dehors de celles énumérées au titre des fonctions principales pourra être confiée au collaborateur dans le cadre de son activité, en fonction de son évolution au sein de son service et des besoins de l’entreprise.- Diplôme d’étude supérieure dans le domaine de la finance, comptabilité ou gestion ;
- Expérience significative (au moins 3-5 ans) sur un poste similaire ;
- Expérience managériale confirmée (au moins 5 ans) ;
- Maitrise des règles comptables et fiscales ;
- Maîtrise du Pack Office – Excel / Word ;
- Connaissance de l’outil SAGE1000 ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Sens de l'organisation, rigueur, capacité à planifier, fixer les priorités ;
- Anticipation, adaptabilité, réactivité ;
- Sens de la confidentialité ;
- Bonnes capacités relationnelles ;
- Autonomie et polyvalence.
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