Poste à pourvoir immédiatement, en CDD de 3 mois, mission temporaire. Identification du service : Direction des Ressources Humaines Coordination des secrétariats médicaux - Localisation géographique : PAVILLON 21 FONDATION SABATIÉ - Amplitude horaire : 8 H 00 17 H 00 Forfait Cadre - Organisation du travail : Planifier, organiser et piloter les activités relatives à la gestion des données et informations médico-administratives du patient en animant des équipes de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies. - Cycle : 5x2 du lundi au vendredi. ** Qualification initiale et/ou diplôme : Baccalauréat Sciences et Technologies de la Santé et du Social (ST2S) ou équivalent. Expérience confirmée dans le métier de secrétaire médicale. *** Expérience exigée de coordinateur (trice) des secrétaires médicales à défaut d'au moins 10 ans de secrétaire médicale * Cadre réglementaire : - Décret n° 2011-660 du 14 juin 2011 portant statuts particuliers des personnels administratifs de la catégorie B de la fonction publique hospitalière. * Liaisons hiérarchiques : - Le cadre de proximité : Le Directeur des Ressources Humaines - La Direction Fonctionnelle : La Direction des Ressources Humaines * Liaisons fonctionnelles : Secrétaires médicales Praticiens Hospitaliers Cadres supérieurs de santé Cadres de santé - Direction du système d'information - Direction des services économiques - Direction des travaux Direction de la communication Direction de la Psychiatrie Département de l'information médicale Direction des EHPAD - Bureau des admissions Assistants de gestion. ** Activités : - Encadrement d'une équipe de 180 personnes. - Elaboration de trames de travail en collaboration avec la cellule du temps de travail pour validation en Instances. - Saisie et correction des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail. - Programmation des congés annuels et réunions de concertations. - Conduite des entretiens d'évaluation et de formation des agents affectés dans les secrétariats médicaux. - Suivi de l'absentéisme et gestion des remplacements. - Gestion du pool d'aide à distance. - Suivi des renouvellements de contrats et envoi des questionnaires d'évaluations. - Entretiens de recrutements. - Suivi des recrutements. - Suivi des effectifs des secrétariats médicaux. - Suivi des demandes de stages. - Organisation et animation de réunions. - Rédaction de courriers et comptes rendus de réunions. - Participation aux différents groupes de travail institutionnels relatifs aux secrétariats médicaux. - Mise en uvre des changements organisationnels. - Réalisation d'études médico-économiques (audits) en lien avec l'assistant de gestion de pôle - Archivage des dossiers relevant des secrétariats médicaux. - Gestion des commandes de matériels pour les différents secrétariats et la coordination des secrétariats médicaux. - Suivi des dossiers de mise en place des préconisations du service de Santé au Travail pour l'ensemble des agents des secrétariats médicaux. - Déplacements multi-sites sur la direction commune. COMPETENCES REQUISES : Compétences de base - Maîtrise des outils bureautiques (ordinateur, photocopieur, répondeur, fax, dictaphone,). - Maîtrise des logiciels suivants : Gestor, Word, Excel, Powerpoint, Crossway. - Maîtrise de la messagerie OUTLOOK. - Maîtrise d'internet et intranet. - Maîtrise de l'orthographe et la grammaire. - Maîtrise de la terminologie médicale. - Maîtrise de la dactylographie. Compétences spécifiques : Savoir - Capacité de formalisation, de rédaction et de transmission des informations. - Capacité d'organisation, de méthode, d'analyse et de synthèse. - Capacité d'objectivé des demandes et de les argumenter en s'appuyant sur des études et des audits - capacité à se positionner sur des demandes de temps supplémentaire Savoir-faire - Capacité de priorisation et de planification de la charge de travail. - Capacité d'organisation et de classement des données, des informations, des documents de diverses natures. - Capacité à maîtriser de nouvelles pratiques professionnelles relevant des technologies de l'information et de la communication (dossier professionnel informatisé, messagerie vocale, intranet, agenda électronique, numérisation de documents, téléphonie,). - capacité à réaliser du reporting au DRH de manière régulière - Respect de la confidentialité. - Sens du travail en équipe. - Transmission d'un savoir-faire, d'une pratique professionnelle. Savoir-être - Capacité d'écoute et qualités relationnelles. - Capacité à gérer des situations de stress. - Capacité d'anticipation, de négociation. - Capacité de réserve et de discrétion professionnelle. - Capacité de rigueur, de dynamisme et de disponibilité. Contraintes - Peut être amené à se déplacer sur les différents sites du CH de Libourne ainsi que dans la direction commune
Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.
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