Assistant(e) administratif(ve) confirmé(e) - (poste en binôme) (h/f)

Le cabinet de recrutement GITEC Mathurins recherche pour l'un de ses clients institutionnels situé à 9e arrondissement de Paris un(e) Assistant(e) administratif(ve) confirmé(e) pour intervenir en soutien à la Direction Générale.

Le poste s'inscrit dans une organisation en binôme : vous travaillerez en étroite collaboration avec une assistante déjà en poste, afin d'assurer ensemble le bon fonctionnement administratif et organisationnel de la Direction Générale. Cette collaboration implique coordination, communication et répartition des priorités pour garantir la continuité et l'efficacité du secrétariat de direction.

Vos missions

En lien direct avec l'Assistante de la Directrice Générale, vous contribuerez à l'organisation quotidienne de la Direction Générale :

- Participer à la gestion de l'agenda de la Directrice Générale (environ trente rendez-vous par semaine)

- Préparer et assurer le suivi des réunions : comités de direction restreints et élargis, groupes de travail

- Contribuer à l'archivage électronique des procès-verbaux, comptes rendus et notes

- Traiter les demandes, courriels et appels reçus au secrétariat de la Direction Générale

- Organiser les entretiens et rencontres avec les différents interlocuteurs

- Saisir et mettre à jour les informations dans l'outil interne dédié aux représentants d'intérêts

- Participer à la coordination des réunions récurrentes

- Organisation et logistique

Dans le cadre de vos missions logistiques, vous serez également amené(e) à :

- Préparer et organiser les déplacements de la Directrice Générale en France et à l'international (billets, hôtels, transports)

- Mettre à jour différents tableaux de suivi : rendez-vous récurrents, suivi du courrier, etc.

Profil recherché

Nous recherchons une personne faisant preuve de :

- Respect strict de la confidentialité

- Sens du service et excellent relationnel

- Rigueur, polyvalence et autonomie

- Capacités rédactionnelles et de synthèse

- Bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités

Le poste étant organisé en binôme, une forte capacité de collaboration et de communication est indispensable, ainsi qu'une aptitude à gérer la diversité et la multiplicité des tâches.

Compétences attendues :

- Excellente maîtrise du Pack Office

- Bonne connaissance de l'environnement administratif français

- Anglais scolaire

Pourquoi rejoindre ce poste ?

Intégrer ce poste, c'est :

Contribuer directement à l'efficacité du support de la Direction Générale

Évoluer dans un environnement institutionnel dynamique et structuré

Travailler en binôme avec une assistante expérimentée, favorisant l'entraide et la continuité des missions

Participer à des projets organisationnels stratégiques

Le cabinet GITEC Mathurins est signataire de la Charte de la Diversité et s'engage en faveur de l'égalité, de l'équité et de la diversité dans ses recrutements. Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.