Assistant de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative selon grille indiciaire de la Fonction Publique Territoriale Descriptif de l'emploi Assistant (e) de direction (H/F), placé (e) sous la responsabilité de la directrice de l'administration générale Missions / conditions d'exercice Placé (e) sous la responsabilité de la directrice de l'administration générale, vous aurez pour missions :

Organisation de la vie professionnelle du cadre
. Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
. Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
. Établir une relation de confiance avec le cadre

Production et conservation de documents
. Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
. Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
. Organiser le classement et l'archivage des dossiers
. Organiser l’arborescence des serveurs communs

Suivi des projets et activités de la direction
. Assurer la transmission de l’information au sein de la direction
. Préparer et assurer le suivi des actes administratifs de la direction (décisions et délibérations) et les dossiers s’y rattachant (webdelib)
. Diffuser le courrier au sein de la direction (courrier physique ou électronique)
. Assurer le suivi du courrier de la direction sur le logiciel métier (Maarch)
. Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
. Suivre et commander les fournitures de bureau
. Assurer le suivi des parapheurs
. Assurer la prise en charge d’un projet particulier
. Enregistrer et effectuer le suivi des Heures supplémentaires des services de la direction (Open HS)
. Assurer le suivi administratif des marchés de la direction

Accueil physique et téléphonique
. Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
. Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
. Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels

Organisation et planification des réunions
. Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
. Recueillir et faire suivre les documents préparatoires au cadre
. Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
. Préparer les dossiers pour les participants aux réunions
. Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus à la demande de la direction Profils recherchés Formations et expériences requises
. Bac pro, BTS d’assistante de direction ou équivalent en expérience
. Formation administrative
. Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métier (web delib (gestion des actes), ciril finances, maarch, open HS, open parapheurs, blue mind…)
. Expérience souhaitée sur un poste similaire

Compétences et qualités requises

- Être force de proposition, faire preuve d’organisation, de rigueur et de discrétion
- Savoir être : diplomate, dynamique
- Esprit d’équipe et de coopération
- Connaissance des techniques liées à la fonction
- Maîtrise des Procédures / Réglementation
- Engagement et sens du service public
- Maîtrise des outils informatiques et capacités rédactionnelles,
- Capacité d'analyse, prise d’initiatives, autonomie et réactivité,
- Capacité d’adaptation, communication, qualités relationnelles
- Titulaire du Permis B

Condition d’exercice du poste, sous réserve d’éligibilité :

- Temps complet : 39h/semaine (CA + RTT)
- Position de travail (répartition assis/debout) : 80 % assis / 20 % debout
- Horaires quotidiens du poste : du lundi au jeudi :8h30-12h30 /13h30-17h30 - (16h30 le vendredi)
- Bruit
- Recrutement par voie statutaire, ou à défaut, par voie contractuelle
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Prime annuelle versée en deux fois (juin et décembre)
- Adhésion au CNAS (agent titulaire) + CE
- Accès au restaurant administratif AGORA
- Compte Epargne Temps
- Participation, à hauteur de 75%, aux frais de transport sur abonnement Domicile/Travail
- Possibilité de télétravail, sous conditions d’éligibilité
- Prime de mobilité durable