Activité principale
- Gère les commandes via COPILOTE ou en direct, ainsi que les factures pour les achats relevant de son périmètre organisé selon l'organigramme de la Direction des achats
- Saisit les demandes réalisées par le magasin général, puis gère la facturation des fournitures commandées,
- Effectue le travail de son « binôme » pendant toute absence.
a) Technicité :
-Organise sa journée en fonction des tâches à réaliser
-Prend en compte les bons de demandes des services validés par son responsable
-Effectue un contrôle de la demande et précise le besoin avec le service demandeur si
nécessaire
-Demande des devis auprès des fournisseurs et négocie le prix pour certains produits
hors marché en lien avec l'acheteur de la filière concernée
-Veille à la bonne imputation budgétaire de la dépense
-Relance systématiquement le fournisseur en cas de livraison non honorée
-Réceptionne les bons de livraison et les rapproche du bon de commande
-Réceptionne les factures
-Vérifie les indications portées sur la facture (quantité - exactitude des prix unitaires
avec l'offre de prix)
-Règle les litiges éventuels avec le fournisseur
-Liquide via la plateforme informatisée
-Assure le classement numérique des pièces comptables
-Respecte les dates imposées par le planning d'exploitation du MIPIH pour la
facturation
-Gère la documentation et les tarifs relatifs à son secteur d'activité.
-Assure le suivi des demandes, des commandes réalisées ainsi que des comptes
relevant de son périmètre, selon l'organisation mise en place et le cas échéant en lien
avec la Direction fonctionnelle concernée (tableaux de suivi par exemple).
b) Information :
-informe son responsable de tous problèmes relatifs à sa fonction et lui propose
éventuellement des solutions susceptibles d'apporter des améliorations dans son
domaine d'activité
-fait circuler l'information utile aux personnes concernées (services, fournisseurs,
collègues,.)
c) Communication -relation :
-travaille en relation étroite avec ses collègues, notamment les acheteurs et les
magasiniers
-est en relation principalement avec tous les services utilisateurs du CHInA et les
fournisseurs
-se tient informé de la « vie » de l'hôpital.
d) Contribution économique :
- Contribue à réduire les dépenses par le biais de la mise en concurrence et de la recherche de l'offre économiquement la plus intéressante
- Prend soin des matériels et mobiliers mis à disposition pour exécuter son travail.
PARTICULARITES DU POSTE
Le poste demande un travail en étroite collaboration avec les différents utilisateurs du centre hospitalier et les fournisseurs.
Une certaine autonomie est nécessaire pour optimiser les ressources mises à disposition, ainsi que de la rigueur dans l'exécution des tâches qui lui sont confiées.
La maitrise de l'outil informatique est primordiale, notamment logiciels de comptabilité et de bureautique, dont EXCEL principalement.
Les horaires
-8 heures - 16 heures ou 8 heures 30 - 16 heures 30.
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