Nature de l'emploi à pourvoir
Sous la responsabilité d’un coordonnateur pharmacien hospitalier, et au sein de la Direction des achats de produits de santé d’UniHA, l’assistant administratif aura la charge d’assister le pharmacien acheteur.
Missions principales:
Passation des marchés
Ses missions s’inscrivent dans une logique d’apprentissage encadré, avec une montée en compétence progressive sur les aspects réglementaires, techniques et opérationnels :
* Participation au recensement des besoins : contribution à la consolidation des besoins exprimés, préparation de supports de synthèse pour les réunions
* Appui à la rédaction des pièces de consultation : mise en forme des documents contractuels (RC, CCAP, CCTP) à partir de trames existantes, relecture critique, vérification de la cohérence entre les pièces, sous la supervision de l’acheteur
* Saisie des offres dans les outils métiers : enregistrement des données dans les logiciels de gestion des marchés, contrôle de la complétude des informations
* Gestion des spécimens et échantillons : réception, tri, étiquetage et archivage des documents ou produits transmis par les candidats
* Contribution à l’analyse des offres : élaboration de tableaux comparatifs, extraction de données techniques ou financières, participation aux réunions d’analyse avec les acheteurs.
* Préparation des notifications : rédaction des courriers de notification, vérification des pièces contractuelles, envoi aux titulaires et suivi des retours
* Transmission aux adhérents : diffusion des marchés notifiés aux bénéficiaires, gestion des accusés de réception et archivage
* Relations avec les parties prenantes : traitement des demandes courantes des fournisseurs et des adhérents, orientation vers les interlocuteurs compétents en cas de besoin, interactions avec les services supports (juridique, espace documentaire, support applicatif…)
Suivi des marchés
Dans la phase d’exécution des marchés, l’assistant administratif assure un suivi administratif :
* Archivage contractuel : classement physique et numérique des marchés, mise à jour des bases de données, respect des procédures d’archivage réglementaire
* Rédaction d’avenants et de certificats : élaboration de projets d’avenants, certificats de bonne exécution ou attestations diverses, en lien avec les évolutions contractuelles
* Suivi des indicateurs et reporting : alimentation des tableaux de bord, extraction de données pour les bilans périodiques, participation aux réunions de suivi avec les services supports
* Traitement des sollicitations techniques : réponse aux demandes simples relevant de son périmètre, transmission des questions complexes aux experts de la filière
* Veille sur les tensions d’approvisionnement : recensement des alertes terrain, mise à jour des outils de suivi, transmission des informations au pharmacien acheteur
* Recherche d’alternatives en cas de rupture : participation à l’identification de solutions de substitution, consultation de fournisseurs, relai des propositions aux établissements
Compétence Techniques
* Première expérience dans les achats
* Connaissance sur les procédures des marchés publics serait un plus
Qualités personnelles
* Sens de la communication
* Aisance relationnelle
* Bonne qualités orale et écrite
* Capacité d’analyse et de synthèse
* Excellente communication orale et écrite
* Aisance téléphonique et relationnelle
* Rigueur, réactivité, polyvalence et autonomie
* Sens du service, discrétion et esprit d’équipe
* Maîtrise de la suite OFFICE
* Gestion rigoureuse des documents électroniques
Conditions d’emploi
* Type de contrat : CDD (12 mois) renouvelable
* Date de prise de fonction : Septembre 2025
* Résidence administrative : Bordeaux
* Lieu de travail : CHU de Bordeaux
* Déplacements pour des réunions nationales (Paris ou Lyon) : occasionnels
* Rémunération : selon expérience et profil
* Cotisation prévoyance collective intégralement prise en charge par l’employeur
* Temps de travail hebdomadaire annualisé : en compensation de la durée de travail effectif hebdomadaire de 38h20, bénéfice de 19 jours supplémentaires de repos au titre de la réduction du temps de travail, en sus des 25 jours de congés payés annuels
Présentation d’UniHA
UniHA (Union des hôpitaux pour les achats) est un groupement de coopération sanitaire de droit public (GCS). Il est le premier acheteur public en santé avec 7,7 milliards d’euros d’achat en 2025 dont 70% de médicaments et dispositifs médicaux et agit pour le compte de ses 1500 adhérents et de 123 groupements hospitaliers de territoire.
Avec ses 140 collaborateurs, UniHA mutualise les achats des hôpitaux pour leur offrir des solutions optimisées économiquement et qualitativement, adaptées à leurs besoins et intégrant les dernières innovations, dans une démarche d’achat durable et de sécurisation des approvisionnements. Notre mission première est de concevoir et produire des marchés publics pour le compte des établissements de santé en prenant en charge toute la chaîne de valeur de l’achat hospitalier : sourcing des fournisseurs, analyse des besoins, mise en concurrence, évaluation des offres, sécurisation juridique des contrats et conformité au droit de la commande publique, suivi d’exécution avec les fournisseurs et évaluation de leurs fournitures / prestations. Nous avons la conviction que l’achat est un levier stratégique de transformation et d’efficience pour notre système de santé et mettons toutes nos expertises au service des hôpitaux publics, au bénéfice des équipes hospitalières et de la qualité des soins pour les patients.
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