Le rôle de l'assistant(e) BTP est d'assister la dirigeante et la directrice travaux dans la gestion et l'organisation administrative de leurs activités.
1- Accueillir et traiter les demandes des clients internes et externes
- Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différents relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur.
- Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs adéquats
2- Organiser et assurer la gestion administrative de l'entreprise ou de l'activité
- Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous les documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu en réunion, mail, courrier, présentation, note de service)
- Classer et saisir les documents, informations, les documents administratifs, courriers, compte-rendu des chantiers selon les procédures internes de classement et d'archivage
- Enregistrer le courrier arrivé et préparer le courrier de départ
3- Participer au suivi administratif des chantiers
- Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés.
- Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier.
- Publier sur les plateformes dématérialisées les situations d'avancement mensuelles des chantiers.
- Tenir le tableau de suivi facturier
- Faire la relance client en appui de la dirigeante.
- Etablir le dossier des ouvrages exécutés avant d'archiver le dossier client selon les
procédures internes
- Etablir les contrats de sous-traitance et documents administratifs d'acceptation de
sous-traitance pour les marchés privés et publics.
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