Vos missions en quelques mots Pour faire suite à une demande de mutation, la commune de Châtillon-le-Duc recherche un nouvel agent pour assurer et l'accueil physique et téléphonique de la population et le secrétariat de mairie. Le poste est ouvert à temps complet avec toutefois possibilité de temps partiel entre 80 et 100% 1. Accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires - Prise en compte des demandes des usagers et orientation de la demande vers les services compétents - Traiter les demandes courantes 2. Gestion administrative : - Gestion des mails - Rédaction de courriers divers - Gestion des inscriptions scolaires / transport scolaire - Gestion des dossiers de réservation des salles communales - Préparation et rédaction des actes d'état-civil - Rédaction des arrêtés municipaux - Transmission des actes au contrôle de légalité - Contribution à la tenue à jour du logiciel dédié au cimetière (exemple Finalys) - Tenue à jour des registres - Recensement militaire des jeunes de 16 ans révolus - Contribution à la préparation des événements (cérémonies, repas des ainés…) - Assurer la suppléance du régisseur de recettes (vente cartes avantage jeunes, encaissement copies). 3. Missions liées aux élections - Tenue à jour les listes électorales (inscriptions, radiations) - Préparation administrative et matérielle des scrutins Profil recherché 1. Les « savoirs généraux » • Organisation et fonctionnement des collectivités territoriales. • Règles de rédaction des actes administratifs (arrêtés, procès-verbaux délibérations). • Procédures d’état civil (naissances, mariages, décès…). • Réglementation électorale et organisation des scrutins. • Bases du droit administratif et civil • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…). • Logiciels métiers (état civil, urbanisme). • Gestion des plateformes dématérialisées (RESANA BERGER-LEVRAULT ACTES) 2. Les « savoirs professionnels » • Rédiger des actes administratifs et des courriers officiels. • Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers. • Gérer les dossiers administratifs. • Utiliser les outils informatiques et logiciels métiers. • Traiter les demandes d’urbanisme et suivre les procédures réglementaires. 3. Les « Savoir-être » • Sens du service public et de l’accueil. • Rigueur et sens de l’organisation. • Discrétion et respect de la confidentialité. • Polyvalence et capacité d’adaptation. • Esprit d’initiative et autonomie. • Aptitude à travailler en équipe. • Aptitude à travailler avec les élus. • Aptitude à travailler avec le monde institutionnel (état, région, département, académique…) • Diplomatie dans la gestion des situations délicates.
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