Véritable ambassadeur(rice) de société, l’hôte(sse) d’accueil incarne l’image et les valeurs de la société dès le premier contact. Par une présence élégante, professionnelle et attentive, il/elle garantit un accueil haut de gamme des visiteurs et collaborateurs et contribue à créer un environnement de travail fluide, organisé et chaleureux.
Au-delà de l’accueil, la fonction s’inscrit dans une approche hospitality / maîtresse de maison, visant à offrir un service attentif et discret, favorisant le confort et la qualité d’expérience au sein des locaux.
Vos missions
Accueil et relation visiteurs
Accueil physique
* Accueil personnalisé des visiteurs, clients, partenaires et prestataires
* Identification, orientation et accompagnement au sein des locaux
* Gestion des flux d’arrivées et de départs avec fluidité et discrétion
* Prise en charge de l’attente des visiteurs dans les meilleures conditions
* Proposition de rafraîchissements et attention portée au confort des invités
Accueil téléphonique et standard
* Réception, filtrage et prise de message des appels entrants
* Prise de messages et suivi des appels non aboutis
Hospitality & assistance quotidienne
Dans une logique de service global et d’excellence opérationnelle, l’hôte(sse) participe au bon fonctionnement quotidien des espaces :
* Gestion du courrier : réception, affranchissement et distribution
* Réception, enregistrement et suivi des colis et plis
* Réservation et préparation des salles de réunion
* Coordination avec les équipes internes pour l’accueil des réunions et rendez-vous
* Gestion des espaces de convivialité (cuisines, corbeilles de fruits, espaces café)
* Organisation des services annexes : réservation de taxis, billets de train ou d’avion
* Commande et suivi des fournitures de bureau
* Réalisation de tâches administratives légères compatibles avec l’accueil (copies, reliures, mises sous pli…)
Suivi des espaces et qualité d’environnement
* Veille à la tenue et à l’élégance du hall de réception
* Surveillance discrète des espaces et application des consignes d’exploitation
* Rangement et remise en ordre des salles de réunion après utilisation
* Gestion des équipements communs (lave-vaisselle, imprimantes, vaisselle)
* Suivi du niveau de propreté et coordination avec les prestataires si nécessaire
* Enregistrement et remontée des incidents selon les procédures internes
Vos compétences
* Formation minimum Bac +2
* Anglais courant indispensable dans un environnement international
* Excellente présentation et sens aigu du service
* Grande discrétion et sens de la confidentialité
* Organisation, autonomie et capacité d’anticipation
* Qualités relationnelles développées et posture professionnelle irréprochable
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