Vos missions en quelques mots Mission : L'adjointe à la RAF coordonne et réalise de manière autonome, des activités de gestion administrative, financière et des ressources humaines du laboratoire au sein du service Administration et Finances composé de quatre gestionnaires. Activité : 1)Gestion des Ressources humaines : * Recrutement et accueil : - Initier et suivre les dossiers de recrutement des personnels contractuels - Organiser l'arrivée des professeurs invités, chercheurs invités et visiteurs (conventions d'accueil ENS, ordres de mission, contrats de travail) - Préparer les conventions d'accueil Cerfa pour les étrangers hors UE - Prendre en charge les aspects logistiques, administratifs et financiers de l'accueil des stagiaires (conventions de stage, gratifications). - Accompagner les personnels non-permanents dans leurs démarches administratives * Administration et suivi : - Alimenter les bases de données RH des deux tutelles (CNRS et ENS de Lyon) - Réaliser des tableaux de bord internes, des statistiques, et en assurer le suivi - Appliquer les procédures spécifiques d'accès dans un laboratoire - Concevoir et actualiser des fiches procédures pour l'intranet du laboratoire * Intégration des nouveaux membres : - Gérer l'accueil des nouveaux membres du Laboratoire français ou étranger (attribution des bureaux, remise des clés, référents, ) 2)Gestion administrative et financière des projets de recherche : * Montage et suivi des projets : - Appuyer le montage des projets (ANR, Europe, Région, contrats industriels) - Veiller au respect des échéances contractuelles et financières - Aider à la préparation des rapports scientifiques et financiers * Coordination interne : - Coordonner la politique de direction (appel à projets interne, gestion de la maintenance des équipements et des licences logicielles) - Soutien administratif à l'organisation de manifestations scientifiques 3)Activités associées : - Assurer le suivi des activités liées au recrutement (organigramme, signalétique, trombinoscope, annuaire, affichage des actualités, archivage) - Veiller à l'évolution de la règlementation en matière de gestion administrative, financière et des ressources humaines. Profil recherché Contexte : Le poste s'exerce dans le Laboratoire de Physique (UMR5672) sous double tutelle du CNRS et de l'ENS de Lyon. L'unité compte environ 190 personnes et dispose d'un budget de plus de 6M€. Le poste s'inscrit au sein du service Administration et Finances, composé de cinq personnes, et est placé sous l'autorité directe de la Responsable Administrative et Financière. Conditions de travail: - Télétravail : 2 jours par semaine - Horaires : 38h30/semaine - Congés : 44 jours de congés annuels Avantages : - Restaurant administratif sur le site de l'ENS de Lyon - Prise en charge des transports (75% du coût) et forfait mobilité durable - Offres sociales (mutuelle, restauration collective sport et loisirs, billetterie,) Competence : Savoirs / connaissances : -Maîtrise du mode de fonctionnement des administrations publiques et des règles de gestion comptable. -Maitrise de la gestion financière -Connaissance générale des ressources humaines -Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure et des tutelles (Université et CNRS) -Maîtrise des logiciels courants de bureautique (traitement de texte, tableur) -Maîtrise de l'anglais Savoir-faire : - Accueillir, écouter, communiquer et renseigner avec diplomatie - Organiser et gérer les priorités de manière efficace - Concevoir des tableaux de bord et des courriers administratifs Savoirs-être : - Aisance relationnelle - Capacité à travailler en équipe - Réactivité - Rigueur, organisation et autonomie Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Spécialisation Comptabilité, gestion Langues Français Seuil
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