Gestionnaire administratif-ve et pédagogique (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Les missions du-de la gestionnaire administratif-ve et pédagogique sont :
• Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants (apprenants) depuis la candidature jusqu'à la délivrance du diplôme,
• Accueillir, informer et renseigner les usagers et partenaires (apprenants, enseignants, particuliers...)
La part d'exécution dans les activités ci-dessous dépend de la composante, de son organisation, de son effectif, du nombre d'étudiants, du nombre de formations etc. Certaines de ces activités peuvent être réparties entre plusieurs gestionnaires.
• Accueillir, renseigner, informer, orienter et guider les apprenants tout au long de l'année
• Gérer les candidatures administratives nationales et internationales selon les dispositifs (ecandidat, Parcoursup, Etudes en France, Erasmus...) : documents et pièces, commissions, dossiers, avis...
• Participer au processus des inscriptions administratives
• Gérer les inscriptions pédagogiques
• Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long de l'année
• Modéliser l'offre de formation dans les applications concernées (APOGEE, PEGASE, outil de référentiel de l'offre de formation...)
• Construire et mettre à jour l'emploi du temps relatif au parcours de formation en lien avec l'équipe pédagogique
• Constituer et suivre les groupes de TD et TP
• Assurer la gestion administrative des conventions de stages
• Organiser les examens et en assurer le bon déroulement : établir le calendrier, le planning de surveillance, réserver les salles, convoquer les apprenants, recueillir et reprographier les sujets
• Collecter et saisir les notes
• Préparer les jurys : vérifier et corriger les calculs, élaborer les PV provisoires, assister aux jurys et établir le PV définitif
• Diffuser les résultats aux apprenants (affichage, relevé de notes, attestation de réussite, diplômes et suppléments)

MISSIONS ET ACTIVITES SECONDAIRES
• Saisir des données et renseigner des indicateurs à des fins statistiques (effectifs), participer à l'élaboration, la diffusion et l'analyse d'enquêtes
• Participer à l'organisation d'actions de communication et d'information (journées « Portes Ouvertes » ...)
• Participer à la vie institutionnelle de la composante (élections...)
• Assurer le secrétariat d'un département :
- Préparer les réunions du département (préparation administrative et logistique),
- Suivre les commandes

PROFIL RECHERCHÉ :

Le candidat idéal possède un niveau Bac avec un savoir-faire technique et méthodologique éprouvé. Une maîtrise indispensable des outils bureautiques est requise, ainsi qu'une capacité d'adaptation aux nouveaux outils et logiciels. Une excellente maîtrise de l'orthographe, des compétences en prise de note, et des qualités rédactionnelles sont également essentielles.
Le candidat doit savoir prioriser ses tâches et s'adapter à une organisation nécessitant un travail en équipe. Il est primordial de partager l'information de manière efficace et de rendre compte de ses activités. Le candidat doit faire preuve de rigueur, de fiabilité, d'implication et de discrétion professionnelle. Un sens aiguisé de la communication est nécessaire pour renseigner les étudiants de manière adéquate.
Une expérience préalable en secrétariat scolarité constitue un atout, bien que non obligatoire. Une formation aux logiciels métier spécifiques est prévue durant les premiers mois de fonction.

CONTRAT – CONDITIONS D'EXERCICE
• Prise de poste ou début de contrat prévisible : 01/09/2025
• Fin de contrat prévisible : 31/08/2026
• Contrat : CDD, renouvelable
• Télétravail possible après période d'intégration
• Rémunération : A partir de 1 806 € brut mensuel selon diplôme, expérience, parcours professionnel

CANDIDATURES
• Les candidats retenus seront convoqués par mail rapidement.
• Les candidats qui auront été vus en entretien recevront la deuxième quinzaine de juillet un mail les informant de la suite donnée à leur candidature.