Responsable du service « courrier et encodage »

Statut : Fonctionnaire
Qui recrute ?

L’Association d’assurance accident.

L’AAA est une institution de la sécurité sociale chargée de la prévention et de l’indemnisation des accidents du travail, des accidents de trajet et des maladies professionnelles.

L’AAA offre un cadre de travail motivant :

* En mettant en œuvre une mission légale essentielle pour le Luxembourg;
* En étant la première institution de la sécurité sociale à avoir obtenu la certification ISO 9001:2015 pour l’ensemble de ses activités;
* En étant installée dans un bâtiment moderne, localisé idéalement en face de la gare de Luxembourg et à proximité immédiate de tous les moyens de transports, dans un quartier en renouveau et facile d'accès;
* En offrant une formation initiale complétée par une formation continue à tous les agents du service public;
* En offrant une rémunération en ligne avec les conditions de la Fonction publique.
Missions
* Gestion du courrier entrant et sortant :
o Superviser la réception, le tri, la numérisation et la distribution interne du courrier;
o Organiser l’expédition, le suivi et la traçabilité du courrier sortant.
* Supervision de l’encodage et de la création des dossiers :
o Garantir la saisie correcte et complète des données dans le système;
o Contrôler la qualité et la cohérence des informations encodées.
* Management de l'équipe :
o Encadrer, former et organiser le travail de l’équipe;
o Fixer les priorités, assurer la continuité de service et le respect des délais.
* Organisation et optimisation :
o Mettre en place des procédures et documentation de processus;
o Participer activement à la mise en place et au maintien du système qualité;
o Participer à l’élaboration de statistiques;
o Collaborer à l’élaboration du rapport annuel.
* Coordination :
o Assurer le lien avec les autres services (entre autres Prestations et Juridique).
Profil

Compétences techniques

* Une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans un contexte similaire est indispensable;
* Maîtrise indispensable des outils MS Office, JIRA (gestion de projets);
* Maîtrise des outils bureautiques pour la gestion électronique des documents;
* Fortes compétences administratives et organisationnelles;
* Bonnes capacités rédactionnelles et d’expression;
* Esprit d’analyse et de synthèse;
* Connaissance linguistique obligatoire des 3 langues du pays (L, F, D) et bonnes connaissances de l’anglais.

Compétences comportementales

* Être ouvert d’esprit, flexible et avoir le goût pour la polyvalence;
* Respecter la confidentialité et la discrétion dans les tâches attribuées;
* Avoir le sens des responsabilités;
* Faire preuve de fiabilité, de rigueur et de ténacité;
* Être proactif et savoir anticiper;
* Savoir encadrer et motiver une équipe;
* Démontrer des facilités dans la relation avec autrui.
Conditions d’admission

Le poste est réservé aux lauréats de l’examen-concours

Les candidats ayant réussi à la partie générale de l’examen-concours restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Les candidats postulant au poste vacant devront participer à une épreuve spéciale organisée par l’administration qui recrute. Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État.

Diplômes
Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.


Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 5 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe de traitement B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.