Assistant administratif – gestion des formations et outils de pilotage (f/h)

RESPONSABILITÉS :

MédiaMéditerranée est le centre régional de formation des bibliothèques universitaires, acteur de proximité dans la formation continue et l'ingénierie pédagogique, au service de l'évolution des compétences dans l'enseignement supérieur. Pour en savoir plus : https://mediam.univ-amu.fr/fr
Vos missions
Rattaché(e) à la directrice du centre et en lien avec l'équipe :
• Concevoir, formaliser et mettre à jour les procédures de gestion des formations (de la création au suivi des attestations de présence) ;
• Administrer le logiciel de gestion de formation Sygefor et participer à l'administration de Callisto-Formation (Moodle) ;
• Organiser et assurer le suivi des formations, journées d'études et événements institutionnels ;
• Participer à l'accueil logistique des stagiaires et formateurs lors des formations.
Vos activités principales
• Gestion et suivi des formations : conception des procédures, gestion des stagiaires dans Sygefor, mise à jour des publipostages, création de sessions de formation (présentiel et distanciel).
• Administration Sygefor : gestion des conventions, nettoyage de la base, extraction de rapports statistiques.
• Déploiement sur Callisto-Formation (Moodle).
• Organisation d'événements : journées d'études, conseils, événements culturels.
• Accueil des stagiaires et formateurs : gestion logistique des salles, matériel et actions de sensibilisation au handicap.

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences attendues :
• Connaissance du fonctionnement d'une université et des principes de formation continue ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel), messagerie (Outlook) ;
• Aisance dans la rédaction d'e-mails d'information et l'accueil téléphonique ;
• Capacité à administrer Moodle et un logiciel de gestion de formation.
Savoir-être :
• Rigueur, organisation, polyvalence ;
• Goût pour le travail en équipe ;
• Adaptabilité et réactivité
Pourquoi nous rejoindre ?
• Vous participerez activement au développement de la formation continue dans l'enseignement supérieur dans un environnement collaboratif, polyvalent et stimulant.
• Vous développerez vos compétences en gestion administrative et ingénierie pédagogique tout en contribuant à la modernisation de nos outils de pilotage.
Transmettez-nous votre CV !
Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
=> Période estivale : compte tenu de la fermeture de l'établissement du 26 juillet au 18 août, votre candidature sera traitée à partir de début septembre.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social