Secrétaire médical h/f

Rejoindre le Département de la Vendée, c’est évoluer dans une collectivité dynamique, riche de 150 métiers différents. S’investir professionnellement au Département, c’est donner du sens à votre engagement au quotidien, être au service des Vendéennes et des Vendéens et construire la Vendée de demain !


Le Pôle Solidarités et Famille développe les actions sociales pour accompagner les Vendéens à tous les âges de la vie. L’accompagnement des personnes âgées ou handicapées dans la dignité, la protection des plus vulnérables, notamment les enfants, l’insertion et l’emploi sont des questions quotidiennes auxquelles ce Pôle s’attache à apporter des réponses nouvelles et concrètes.

Composé de trois directions et d’une Maison Vendée Autonomie, ce pôle regroupe plus de 1000 agents et gère un budget de près de 350M€ par an.

En 2019, le Conseil Départemental a décidé de compléter le Pôle Solidarités et Famille d’un dispositif permettant de répondre aux difficultés croissantes d’accès aux soins et aux droits à la santé de la population vendéenne. La Mission Vendée Santé a été ainsi créée, pour porter l’expérimentation du centre de santé départemental multi-sites. Ce dispositif au service des vendéens a pour objectif d’apporter une réponse pragmatique et efficace à leurs besoins et attentes en termes de prise en charge et de suivi médical. Issu d’une réflexion collective, il vise également à soutenir l’offre de soins existante et conforter le temps médical pour éloigner le risque de désertification médicale.

Le Centre Vendée Santé de Sainte-Hermine dispose d’une équipe de soins composée de trois médecins généralistes, d’une assistante médicale et de deux secrétaires médicales.


Missions principales

Vous assistez les médecins généralistes sous la hiérarchie du responsable administratif de la Mission Vendée Santé.

Vous leur apportez une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers.

L’exercice de ces missions implique :

* des contacts directs et des échanges permanents avec les praticiens exerçant au Centre Vendée Santé et avec la cellule administrative et financière de la Mission Vendée Santé,
* des contacts réguliers avec les structures sanitaires et services sociaux et médico-sociaux,
* des relations physiques et téléphoniques avec les patients et les familles.

Vous assurez plus particulièrement les missions suivantes :

1. l’accueil, l’orientation et le suivi de la patientèle

* Accueillir physiquement et par téléphone, informer et orienter les patients et les familles.
* Prendre des rendez-vous pour les consultations de spécialistes de second recours ou auprès de structures sanitaires, dans le cas où des délais courts s’imposent.
* Orienter les patients vers les structures sociales et médico-sociales dans le cadre d’une prise en charge globale du patient en situation de fragilité et de précarité.
* Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.
* Gérer et mettre à jour les dossiers patients dans le logiciel dédié, contrôler leurs droits (ouverture, mise à jour…).

2. le secrétariat du centre de santé

* Planifier l’activité : gérer les agendas, prendre les rendez-vous
* Traiter les courriers, dossiers, documents
* Diffuser l’information et la documentation

3. le suivi d’activité du centre de santé

* Saisir les données liées à l’activité médicale et insérer les documents sélectionnés par les praticiens au dossier médical.
* Suivre les données d’activité pour la mise à jour de base de données et divers outils de suivi de l’activité.
* Participer à l’élaboration du rapport d’activités

4. le suivi comptable du centre de santé

* Facturer, encaisser, tenir la régie en qualité de régisseur mandataire
* Préparer, et transmettre quotidiennement, suivre et contrôler les flux aux organismes de sécurité sociale et aux mutuelles

5. la gestion logistique du centre de santé

* Gérer les locaux, les intervenants extérieurs
* Gérer et suivre les commandes de fournitures de bureau, des consommables informatiques, du matériel médical
* Suivre l’entretien du véhicule de service mis à disposition des médecins généralistes.

Profil recherché et diplôme souhaité
* Formation spécialisée en secrétariat médical exigée
* Expérience souhaitée sur un poste similaire, notamment dans le domaine de l’accueil du public
* Connaissance des acteurs locaux dans le champ sanitaire et médico-social et le domaine de la prévention
* Connaissances souhaitées des règles d’hygiène et de sécurité
* Connaissance des collectivités territoriales et de leur fonctionnement appréciée
* Parfaite maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) ainsi que des nouvelles technologies de l’information et de la communication (internet, intranet….). Pratique courante des logiciels métiers
* Permis B

Qualités requises
* Rigueur et réactivité
* Sens de l’organisation et esprit d’initiative
* Qualités relationnelles, patience et esprit de conciliation
* Sens de l’écoute et capacité d’analyse
* Sens du travail en équipe et en transversalité
* Qualité rédactionnelle
* Devoir de réserve et secret professionnel
* Autonomie et disponibilité

Vos avantages
* 25 jours de congés et 22 jours d'ARTT
* Une possibilité d'ouvrir un Compte Epargne Temps (CET)
* Titres repas dématérialisés d'une valeur faciale de 8 euros, dont 4,80€ financés par la collectivité
* Prestations sociales du FDAS/CNAS (chèques noël/rentrée scolaire, plan d'épargne chèques vacances, participation financière à la garde d'enfant et l'accueil de loisirs, etc..)
* Participation financière aux frais de mutuelle: 22 € bruts par mois, sous réserve d'un contrat labellisé (vérifier la labellisation sur )
* Participation financière au titre de la Prévoyance (souscription obligatoire à un contrat collectif) : participation employeur de 50% sur les garanties minimales (incapacité et invalidité, hors options : taux de 2,09% du Traitement indiciaire brut et du régime indemnitaire brut.
* Remboursement abonnement domicile/travail : la prise en charge est fixée à 75% du prix de l’abonnement, sur la base des tarifs de 2ème classe, dans la limite de 96,36€ par mois.
* Primes annuelles: complément de rémunération d’un montant annuel de 844€ bruts (versée pour moitié en juin et en décembre) et prime d’intéressement à la performance collective de 450€ bruts versée une fois par an, en décembre, sous réserve de conditions d'ancienneté