Vous souhaitez intégrer un Groupe en plein développement et contribuer au déploiement de ses activités Alors rejoignez-nous ! Spécialiste du véhicule utilitaire et industriel, le Groupe Trouillet est présent sur quatre marchés, à savoir : la location, l'industrie, la distribution et le service après-vente.
Un positionnement stratégique, gage de notre crédibilité et de notre volonté d'accompagner efficacement et durablement l'ensemble de nos clients dans leur croissance. En tant qu'Assistant technique d'agence et d'exploitation location F/H vous serez amené(e) à :
1/ RELATION CLIENT
- Rédiger les devis et les contrats pour la location courte durée et s'assurer de leur suivi.
- S'assurer de la situation financière de ses clients auprès des services internes compétents
- Créer des comptes clients TRENT et délai de paiement
- Encaisser les cautions et les paiements pour la location courte durée
- Rédiger les factures clients et être garant de leur suivi.
- Entretenir un échange régulier avec les clients
2/ GESTION DE LA FLOTTE
- Maitriser le parc de véhicules (caractéristiques - entretiens) Il s'assure de la conformité des véhicules avec la réglementation et réalise les démarches administratives concernant l'homologation des véhicules (passages aux mines, contrôles techniques, hayons, contrôles sanitaires, CEMAFROID, papiers administratifs, assurances, etc.)
- Gérer et optimiser les mouvements du parc de véhicules légers et poids lourds en fonction des demandes des clients via le logiciel LOG PRO
- Rédiger avec les clients les rapports d'inspection (RI) pour tous les Départ et retours de véhicules loués conformément aux procédures mises en place (dispense notamment les consignes d'utilisation)
- Recenser et réaffecter les véhicules disponibles ou en fin de contrat de location.
- Anticiper les contrôles réglementaires et assurer de leur réalisation (passage aux mines, contrôle hayon) ainsi que de la gestion documentaire.
- Réaliser les relevés des kilométrages (en vue de la facturation client) et saisit informatiquement les fiches d'entretien
- S'assurer du bon état de fonctionnement de la flotte. (Recense les problèmes rencontrés sur les véhicules par les clients, transmet l'information nécessaire à l'intervention du chef d'atelier/responsable d'agence et son équipe pour l'établissement de la facturation,)
- Se tenir informé des dates de livraison de nouveaux véhicules et d'enlèvement d'anciens véhicules au sein de l'agence.
- Aider à la préparation des véhicules de location courtes durée Effectue un contrôle des véhicules avant leur départ (contrôle visuels, propreté, documents administratifs à jour, vérification des entretiens, etc.)
- Effectuer quotidiennement le tour de parc de l'agence et effectue quotidiennement le rangement du parc TRENT, possède une connaissance parfaite de la position des véhicules (atelier, HS, disponible, relais, etc.) et informe les commerciaux sa hiérarchie et Trent de l'état du parc concernant la disponibilité des véhicules à louer.
- S'assure auprès des clients de la disponibilité des véhicules à passer en atelier et prévoit en concertation avec le chef d'atelier/responsable d'agence de la disponibilité des véhicules relais et informe les clients des différentes opérations effectuées.
3/ ADMINISTRATIVE
- Veiller à la bonne tenue des procédures administratives de l'entreprise
- Réaliser tous les reportings administratifs de l'activité
- Déclarer les sinistres auprès de l'assurance et s'assurer de leur suivi. (Effectue les démarches administratives en cas de sinistres : demande de déclaration circonstanciée, constats, photographie des sinistres, identifier les responsabilités SAT-SST-SAT 50%- mises en causes, etc.)
- S'assurer de la présence et de la validité de tous les documents obligatoires à la location d'un véhicule (Carte grise - Carte d'assurance) et de la signalétique Trouillet Rent (notamment numéros de parc, logo, agréments sanitaires, etc.)
- Garant de la mise en place de la politique commerciale et marketing Trouillet RENT au sein de l'agence
- Support administratif de l'agence pour toutes tâches variées (réception d'appels, accueil de client, réception de Marchandises, recouvrement)
- Gestion des demandes de dépannage au sein de l'agence
4/ TECHNIQUE
- Gestion des garanties
- Gestion des boitiers Actia et logiciel
- Aide aux diagnostics des véhicules et chiffrage des RF et clients TS
- Support Responsable d'agence et Directeur de Région
- Réception VH neufs et s'occuper de la mise à la route
- Ouverture OR Clients Rent et Extérieure (TS)
- Multiplier les interactions avec le préparateur, l'assistante d'agence, le chef d'atelier/responsable d'agence et le Directeur des Ateliers pour s'assurer du bon état de fonctionnement de la flotte
- Aider à Tenir les frais d'entretien des véhicules Rent selon un budget défini (en collaboration avec le responsable d'agence et le Directeur des Ateliers Région)
- Réduire le taux d'immobilisation des véhicules
- S'assurer du suivi des contrôles réglementaires
- S'assurer de la mise en place de la télématique sur les VUL/PL et piloter les outils pour un meilleur suivi du parc
- Faciliter le transfert de véhicules entre les agences pour remise en état au plus vite dans les agences selon les compétences
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