Assistant administratif et commercial / assistante administrative et commerciale (h/f)

Nous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ive) & commercial(e) pour notre agence de Montbonnot.
En lien avec le gérant, sous son autorité directe. En lien avec les pôles commercial, technique et communication.
Ce poste concerne aussi notre 2ème agence située à Tallende près de Clermont-Ferrand.

MISSION PRINCIPALE :
L'assistant(e) administratif(ive) et commercial(e) est un élément essentiel dans notre entreprise. Sa mission est avant tout centrée sur la gestion des tâches administratives et logistiques.
Elle / Il est en lien permanent avec l'équipe, les clients, les fournisseurs et les différents prestataires avec qui nous collaborons au quotidien.
C'est un poste complet qui regroupe tant des missions administratives, comptables, logistiques, sociales, techniques, commerciales que juridiques (listes non exhaustives), qui nécessite :
- D'être rigoureux(euse) et précis(e)
- D'être ultra organisé(e)
- De faire preuve d'une grande adaptabilité
- D'être capable de définir et de hiérarchiser les priorités de la journée, semaine, mois, année
- D'être curieux(euse)
- De faire preuve d'autonomie
- D'avoir l'esprit d'équipe
- D'avoir le sens du client et du service
- De disposer de compétences rédactionnelles

MISSIONS ADMINISTRATIVES :
- Traitement des mails et courriers divers
- Facturation des clients et relances (ERP : Kpulse)
- Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects
- Gestion des facture Chorus Pro et autres plateformes spécifiques
- Gestion et facturation des abonnements clients (LTE, Starlink)
- Classement et archivage
- Gestion des locations (ERP : Rentman)
- Rédaction et envoi des contrats de location et de prêt
- Rédaction des CR de réunions
- Gestion du planning
- Suivi des véhicules
- Commandes fournisseurs
- Rédaction de plans de prévention, dossiers techniques
- Suivi des commandes (rapprochement CDE / BL / reliquats / factures)

MISSIONS COMPTABLES (en lien avec notre service comptable externalisé) :
- Rapprochements bancaires (factures de vente et d'achat)
- Transmission des justificatifs des entrées et des sorties financières
- Saisie et suivi des immobilisations
- Inventaire
- Suivi et optimisation de la trésorerie
- Règlements fournisseurs
- Paiements des salaires
- Transmission des éléments pour le bilan annuel

MISSIONS SOCIALES (en lien avec notre service social externalisé) :
- Gestion administrative des salariés (contrats, notes de frais, absences, visite médicale, formations)
- Calcul des commissions des commerciaux
- Transmission mensuelle des éléments de salaire
- Mise à jour du DUERP

MISSIONS TECHNIQUES (en lien avec l'équipe et les fournisseurs) :
- Suivi des SAV
- Tests premier niveau de matériel
- Être capable de renseigner un client sur un produit (premier niveau)

MISSIONS COMMERCIALES :
- Accueillir au téléphone et à l'agence
- Etablir des devis et des bons de commande
- Effectuer des ventes additionnelles
- Conseiller les clients
- Fidéliser notre clientèle
- Savoir gérer une réclamation
- Savoir négocier (délai, tarif, marge)
- Participer aux salons ponctuellement

MISSIONS JURIDIQUES (en lien avec notre service juridique externalisé, nos cabinets d'avocats, CCI, etc.) :
- Savoir se renseigner et mobiliser la personne compétente en cas de litige
- Règlementation du commerce international (TVA, Incoterms, carnet ATA, autres opérations douanières et de transports)

COMPETENCES REQUISES :
- Maîtrise des outils informatiques (internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
- Utilisation de systèmes de gestion de base de données (ERP)
- La connaissance des processus administratifs et comptables

PROFIL RECHERCHE :
BTS assistant(e) de gestion PME-PMI ou similaire.
Expérience professionnelle minimum d'un an sur un poste similaire.