Dans un contexte de déploiement d'une nouvelle organisation au sein de la Croix-Rouge française, ce poste est clé pour permettre à l'équipe de direction d'animer cette nouvelle organisation. Pour ce faire, l'assistant(e) de direction interviendra sur quatre volets principaux : gestion des agendas, organisation des déplacements, gestion et diffusion des informations clés - et en particulier du courrier - et appui opérationnel et logistique.
MISSION 1 - GESTION DES AGENDAS
- Organiser, suivre, mettre à jour et coordonner un ou plusieurs plannings
- Informer des échéances clés à venir
- Préparer les rendez-vous et les déplacements (e.g. réservation de billets de train, taxis, hôtels).
- Réceptionner, filtrer et orienter les contacts
MISSION 2 - APPUI A LA COMMISSION
- Rédiger les comptes-rendus de la commission
- Organiser les déplacements / séminaires de la commission, en lien avec le cabinet du Président
MISSION 3 - PRÉPARATION ET SUIVI DES RÉUNIONS
- Organiser les réunions : gérer les invitations, réserver les salles, gérer les aspects techniques liés à la vidéoprojection, etc.
- Préparer et diffuser des supports clés des réunions (ordres du jour, comptes-rendus)
MISSION 4 - GESTION ET DIFFUSION DES INFORMATIONS CLÉS
- Concevoir et rédiger des projets de mails, courriers, comptes-rendus, notes de service, etc
- Assurer tout particulièrement le suivi des courriers sensibles
- Gérer les droits d'accès du drive et créer des fichiers partagés si besoin
- Assurer la coordination des demandes impliquant différents acteurs
- Appuyer la coordination de la préparation des notes de déplacement (direction générale, présidence) pour les éléments qui relèvent des établissements
MISSION 5 - APPUI OPÉRATIONNEL ET LOGISTIQUE, PONCTUEL ET RÉCURRENT
- Organiser les événements rythmant la vie du collectif
- Réaliser diverses tâches administratives (saisie des notes de frais, signature des demandes de règlements et devis après accord)
- Gestion des différents abonnements
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