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Direction générale /
CDI / Mutation / Détachement
Missions et activités
Accueil et gestion courante :
1. Gestion et suivi de l'agenda du Directeur Général et de la directrice générale adjointe ; gestion des réunions : planification, réservation salle, envoi ordre du jour, dossiers et compte-rendu ;
2. Assurer un appui administratif et logistique rigoureux sur le périmètre des établissements en direction commune pour les instances et réunions institutionnelles, et la Clinique Herbert pour les instances ;
3. Relations avec les usagers : Accueil physique et téléphonique (réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques) Assurer la fonction d’interface relationnelle et opérationnelle auprès des collaborateurs idoines et interlocuteurs externes ;
4. Réception, enregistrement, traitement du courrier postal et électronique (rédaction/mise en forme) ainsi que gestion du courrier au départ (saisie, mise en forme, diffusion, classement et archivage des courriers) – dont vigilance concernant le dossier Telerecours Recueillir, analyser l’information arrivant à la direction générale et la restituer en fonction de sa pertinence et des priorités ;
5. Tenir à jour les dossiers dématérialisés du service et notamment ceux partagés avec les membres du CODIR (DG CODIR, DG instances, DG encadrement, …) ;
6. Support au pdt CME (organisation de réunions…)
7. Rédaction et/ou diffusion des notes d’information et de service ; Rédaction et mise à jour de documents, procédures et protocoles relatif à la direction générale et intégration dans la GED ;
8. Suivi de dossiers relevant de la direction générale ;
9. Gestion de la réservation des salles de réunion (salle des instances, salle de conférence J. Dorstter et salle de réunion attenante).
Gestion des instances :
10. Gestion du conseil de surveillance et du directoire : mise à jour de la composition nominative (en lien avec l'ARS pour le conseil de surveillance) ; centralisation des ordres du jour, documents, présentations, compte-rendu, avis, délibération, recueil des actes administratifs, etc.
11. Coordination des ordres du jour des instances du CHMS ;
12. Gestion des calendriers des instances CHMS et GHT et coordination avec les directeurs délégués pour la direction commune ;
13. Organisation des autres réunions internes : réunions d'encadrement élargi, directoire élargi, réunion de la direction commune, etc.
Gestion des dossiers des directeurs :
Ce suivi est détaillé par ailleurs concernant l'interface avec la DRH, et la répartition avec les directeurs délégués concernant les directeurs de la direction commune :
14. Coordination des relations avec le Centre National de Gestion et la DRH,
15. Gestion des directeurs (directeurs d'hôpital, médico-sociaux, directeurs des soins), concernant le recrutement, la carrière, les évaluations, les primes, les congés et absences, les actions de formations du CODIR, etc. ;
16. Suivi et actualisation des organigrammes de direction, annuaires de la direction commune, coordination des listes de diffusion (en interface avec le secrétariat général et la communication) ;
17. Gestion des gardes de direction (planning semestriel, mallette dématérialisée, etc.) ;
18. Rédaction et centralisation des délégations de signature.
Continuité de service et interface avec d'autres assistants de direction :
La continuité est organisée en lien avec le secrétariat de direction du site d'Aix-les-Bains et avec le secrétariat général, avec un relais concernant a minima :
19. Gestion du courrier (papier et courriel),
20. Prise en charge des appels téléphoniques,
21. Accueil des usagers, professionnels et partenaires,
22. Préparation hebdomadaire de la mallette de garde administrative dématérialisée,
23. Mise à jour régulière de la mallette de garde du CHMS.
Missions diverses :
24. Mettre à jour le dossier permanent selon les actions identifiées DG ou tout autre document requis, en lien avec en lien avec la certification des comptes du CHMS ;
25. Assurer l'organisation des rencontres CRDCH/CPCME (visioconférences et réunions en présentiel);
26. Centralisation et contribution au renseignement d'enquêtes (le Point, et centralisation appuis ponctuels…) et lien avec les tutelles ;
27. Participation aux exercices du Plan blanc en appui du directeur coordinateur ;
28. Interface de la direction générale concernant les projets de coopération internationale ;
29. Commande des fournitures de bureau et papeterie ;
30. Organiser le classement et l’archivage des documents et données informatiques.
Temps de travail - Horaires
Le temps de travail est organisé du lundi au vendredi.
L’amplitude horaire (8h à 17h) et le temps de travail peuvent varier selon les nécessités de service.
Décompte en jours, 19 jours de RTT pour un agent à temps plein.
Télétravail possible selon les missions d'accueil.
5° Compétences et qualités requises
Cet emploi exige les compétences suivantes :
- Maîtrise du fonctionnement hospitalier (gouvernance hospitalière, instances…) ;
- Maitrise des applications bureautiques et outils métiers ;
- Etre en capacité de prioriser et d’orienter les demandes des interlocuteurs internes et externes ;
- Etre capable de mobiliser ses connaissances de l’organisation du centre hospitalier pour apporter des réponses adaptées ;
- Capacités d’organisation et de planification des tâches et missions confiées ;
- Esprit de synthèse et capacité à proposer des notes et rédactions en lien avec les dossiers suivis ;
- Capacité d’adaptation, réactivité et autonomie ;
- Esprit d'initiative, force de proposition ;
- Esprit d'équipe et de collaboration ;
- Sens de l'écoute, diplomatie ;
- Discrétion, respect de la confidentialité et la neutralité ;
- Rigueur et organisation ;
- Disponibilité.
Procédure
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