Principal(e) collaborateur(trice) du Directeur d'Etablissement il(elle) supervise l'ensemble des dossiers Administratifs et Commerciaux de l'établissement de répartition et notamment :
Missions
1) La gestion du secrétariat de l'établissement :
- Accueil téléphonique et gestion des messages pour le Directeur. - Gestion de l'agenda du Directeur.
- Gestion du courrier de l'établissement : interface avec les différents services (commercial, exploitation.) pour le dispatch, envoi du courrier au départ de l'établissement.
- Assure la frappe du courrier de l'établissement (commercial, direction).
- Effectue l'accueil des personnes extérieures (intérim, nouveaux embauchés, visiteurs, clients.)
- Réalise le traitement administratif de dossiers demandés par le Directeur.
- Gère les fournitures, et assure les relations avec les fournisseurs locaux.
- Petite comptabilité, Carte Bancaire : suivi des encaissements, virements.
2) Les relations avec le personnel/la communication interne à l'agence :
o gère les demandes d'acompte, la distribution des tickets restaurant, la facturation des chalands, le remboursement des titres de transport, Participe à la communication de l'entreprise : affichage, relais d'information vis-à-vis des salariés (enquête de climat social.), participation aux opérations diverses
3) Fournisseur
- Gestion des commandes avec devis, Création & suivi de magic, Réception des factures pour paiement
Compétences techniques :
- Connaissance des outils bureautiques (maîtrise du pack office)
- Une 1ere approche en paie et gestion des temps est un plus
- Qualités rédactionnelles
- Esprit de synthèse (gestion de tableaux de bord)
Autres compétences :- Rigueur et précision dans la gestion des dossiers. Bonne capacité d'adaptation, et forte implication. Sens commercial affirmé, au service du client. Forte orientation business. Aisance relationnelle et capacité à challenger les différentes parties prenantes.
- Organiser / maîtriser du temps / respecter les délais Réactivité / force de proposition / prise d'initiatives
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