Coordinateur administratif et financier h/f

Fort de 100 000 salariés, 462 bureaux dans le monde et plus de 1500 collaborateurs en France, le groupe CBRE est le leader mondial du conseil en immobilier d'entreprise.

Global Workplace Solutions (GWS), filiale CBRE, est l'un des acteurs majeurs du Facility Management au niveau international, mais aussi en France. Nous travaillons pour des clients prestigieux et leur délivrons des prestations multi techniques et multi services afin d'assurer une gestion efficace et pérenne de leurs services généraux.

CBRE GWS France traite ainsi toutes les facettes de la gestion des installations, en utilisant un modèle mixte qui combine des services directs et des sous-traitants spécialisés. Sous la responsabilité du hiérarchique du Responsable de site, vous apportez votre support, en réalisant diverses tâches administratives et en maintenant le contact avec le client et les fournisseurs. Vous êtes donc amené à intervenir auprès des fournisseurs, en garantissant la qualité des services délivrés, sous délégation des Coordinateurs et/ou des responsables des Sites. Vous aurez également comme mission la bonne réalisation des opérations en prenant en charge le management EHS pour l'ensemble des activités gérées par CBRE GWS France sur les sites.

En nous rejoignant, vos principales missions seront :

1) Finance
- Rédaction des devis et suivi du processus de validation ;
- Gestion et suivi des factures fournisseurs ainsi que des bons de commande. Reporting d'activité à destination du responsable finance France ;
- Intégration et suivi des factures sur la plateforme dédiée ;
- Création des bons de commandes (PO) sur l'outil CBRE.

2) Data management
- Assurer la rédaction des comptes rendus des réunions avec le client ou en interne ;
- Préparation des présentations en fonction des projets supportés ;
- Gestion des espaces de partage et de la documentation présente sur les plateformes internes ainsi que celles communes avec le client.

3) Achats
- Mise en place des contrats avec nos prestataires ;
- Suivi des plannings de livraison fournisseurs ;Réaliser les actions de relance fournisseurs (Devis/Factures, prestations, etc.).

4) HSE :
- Mettre en place et suivre les standards, processus HSE CBRE (e logbook) ainsi que celles du client du scope contrat ;
- S'assurer de la bonne réalisation des actions conformément aux attentes ;
- Maintenir à jour les formations/habilitations HSE pour l'ensemble des collaborateurs de l'équipe CBRE sur site ;
- Réaliser et maintenir à jour les plans de prévention des intervenants extérieur au titre du contrat ;
- Assurer une sensibilisation Sécurité à l'ensemble des prestataires et de l'équipe CBRE sur site.