Vos missions en quelques mots L'assistant de direction assure la gestion administrative des deux structures en collaboration avec le secrétaire CNE-UAT. L'assistant de direction peut déléguer l'ensemble des tâches décrites ci-dessous au secrétaire CNE-UAT. Dans cette hypothèse il assure le suivi des tâches déléguées. En l'absence de l’assistant, les tâches administratives afférentes aux sessions CNE sont de facto réalisées par le secrétaire. Il organise et assure les tâches administratives en lien avec la préparation, le déroulé et la clôture des sessions CNE : - Réception des dossiers transmis par SP1 et organisation matérielle de ces derniers - Saisine SP1 en cas de pièces manquantes au dossier - Envoi des courriers relatifs aux paquetages aux chefs d'établissements où sont affectées les futures personnes détenues évaluées - Préparation de la page de garde des synthèses - Mise en forme de la synthèse et relecture de celle-ci - Édition et transmission de la synthèse aux autorités concernées - Envoi de la synthèse réalisée dans le cadre des affectations en établissement pour peines aux psychologues lors du départ des personnes évaluées. Gestion des dossiers SPIP - Réception des dossiers SPIP et transmission au CPIP compétent (équipe pluridisciplinaire ou transmission au secrétariat de l'antenne SPIP de Réau) - Enregistrement de la prise en charge CPIP dans le logiciel APPI puis de la clôture de celle-ci lors du départ de la personne détenue - Transmission du dossier SPIP aux SPIP compétents lors du départ de la personne détenue Gestion des tâches administratives quotidiennes - Enregistrement, ventilation, classement et transmission des courriers et documents propres au service - Tenue de l'accueil téléphonique - Tenue des statistiques. - Rédaction, diffusion et enregistrement des notes de service - Archivage des dossiers et divers documents du service - Enrôlement des différentes Commissions Pluridisciplinaires Uniques (CPU) - Réalisation, gestion et suivi des commandes de fournitures Tâches administratives liées au processus de labellisation Mise à jour des documents soumis à la charte graphique RPE - Gestion de la base documentaire Les tâches décrites ci-dessous ne sont susceptibles d'être déléguées à la secrétaire, qu'en cas d’absence de l’assistant : Gestion des taches liées au budget CNE - Rédaction et suivi des conventions établies avec les partenaires extérieurs. - Suivi du budget en lien avec la direction Gestion des tableaux liées à l'activité de l'UAT - Réception des OT par mail ou fax et enregistrement quotidien dans le tableau des arrivées et départs en lien avec le greffe - Mise à jour quotidienne du tableau des personnes détenues en attente pour les CDH. - Toute autre tâche relevant de son champ de compétence demandée par la hiérarchie Profil recherché Connaissances - Logiciels Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Genesis Savoir-être - Disponibilité - Discrétion - Adaptation Savoir-faire - Capacités d’expression orale et rédactionnelle - Sens de l’organisation - Esprit d’initiative - Esprit d’initiative - Réactivité face aux urgences Compétences attendues Connaissances Logiciels Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Genesis Savoir-être Qualités relationnelles - Capacités d'expression orale et rédactionnelle - Rigueur - Réactivité face aux urgences ; - Capacité d'adaptation - Discrétion professionnelle - Sens de la pédagogie - Diplomatie - Autonomie Savoir-faire Réactivité face aux urgences Esprit de synthèse Capacité à appliquer les consignes Capacité à organiser et prioriser Capacité à structurer et concevoir Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter PIPINO Olivier - Chef d'établissement - olivier.pipino@justice.fr JOLY Nadiege -directrice des ressources humaines - nadiege.joly@justice.fr
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