Gestionnaire adv h/f

Gestionnaire ADV Vous intégrez une équipe administrative dynamique et jouez un rôle central dans le suivi d’un portefeuille de consultants / salariés portés et de leurs clients. Rattaché(e) à la Responsable administrative du groupe, vous prenez le relais de l’équipe commerciale une fois le dossier cadré et devenez l’interlocuteur(trice) privilégié(e) sur les sujets administratifs, contractuels, opérationnels et de suivi courant. Votre rôle Au-delà de la gestion administrative mensuelle et quotidienne, vous contribuez à offrir une expérience fluide, fiable et de qualité aux consultants et aux clients. Vous êtes un point d’entrée clé sur les sujets ADV et relation client, avec un vrai rôle de coordination, de sécurisation et de fidélisation. Vos principales missions - Gérer un portefeuille de consultants / salariés portés et de leurs clients, en assurant un suivi fiable, régulier et personnalisé ; - Prendre le relais du commerce après validation des éléments nécessaires au démarrage ou à la poursuite d’un dossier ; - Créer, mettre à jour et envoyer les contrats commerciaux et leurs éventuels avenants, en lien avec les responsables commerciaux ; - Vérifier et valider l’activité mensuelle et les notes de frais des consultants / salariés portés ; - Préparer, émettre et suivre les factures et avoirs clients ; - Assurer le suivi des règlements, contribuer à la sécurisation des flux administratifs et financiers ; - Répondre aux questions des consultants et des clients sur les sujets administratifs via différents canaux : téléphone, e-mail, visioconférence et outils / portails métiers ; - Expliquer les règles, les délais et les process avec pédagogie et clarté ; - Travailler en lien étroit avec les équipes commerce, RH / paie et finance afin d’assurer une prise en charge fluide et cohérente des dossiers ; - Participer activement à l’amélioration continue des process, des outils et de l’organisation du service, notamment dans le cadre du déploiement du nouvel ERP. Le profil que nous recherchons Vous avez une expérience confirmée en administration des ventes, gestion administrative et financière ou suivi de portefeuille B2B, idéalement dans un environnement de services ou de gestion multi-dossiers. Une expérience dans un environnement international ou avec des interlocuteurs non francophones constitue un vrai plus. Vous vous reconnaissez dans les qualités suivantes : rigueur, organisation et fiabilité ; sens du service et très bon relationnel ; écoute, pédagogie et diplomatie ; capacité à gérer plusieurs priorités et à garder de la clarté dans un environnement rythmé ; autonomie, sens des responsabilités et capacité à prendre des décisions dans votre périmètre ; goût pour le travail en équipe et la coordination interservices ; aisance avec Excel, les ERP et les outils de suivi ; anglais professionnel indispensable, à l’écrit comme à l’oral. Ce que nous attendons particulièrement sur ce poste Nous assurerons en amont la formation nécessaire à la bonne compréhension de notre secteur, de nos outils et de nos processus. Nous attendons ensuite une personne capable d’assumer pleinement la gestion d’un portefeuille, de tenir un cadre, d’agir avec discernement, de contribuer à la satisfaction client et de prendre part activement à la structuration et à l’amélioration continue du service. Détails et avantages CDD temps complet Agent de Maîtrise Mai 2026 à Décembre 2026 Salaire à partir de 29K€ annuel selon profil Titres restaurants (13€/jour, carte Swile) Mutuelle attractive (famille ou salarié ( enfant(s)) financée à 60% par l’employeur) Prévoyance financée à 100% par l’employeur Charte télétravail et indemnité forfaitaire de télétravail Convention collective Syntec Travail en open space, espaces de détente, boissons chaudes à volonté, actions RSE (sensibilisations, collectes, ateliers…) Bureaux situés à Toulouse, Cartoucherie (parking financé par l’entreprise, parking à vélo ou accessible en tram, bus) Processus de recrutement et intégration : - Notre équipe RH étudie chaque candidature avec attention. Si votre profil correspond au besoin identifié, nous vous contactons rapidement pour un premier échange téléphonique. Les candidatures non retenues reçoivent également une réponse dans les meilleurs délais. - Si ce premier échange est concluant, nous organisons un entretien avec les RH, le responsable opérationnel et/ou le directeur du service, en présentiel ou en visioconférence selon les contraintes de chacun. Cet entretien est l’occasion d’échanger sur votre parcours, vos motivations, notre activité, les missions du poste et les attentes mutuelles. - Selon le poste, nous pouvons vous proposer des questionnaires de personnalité, utilisés comme support complémentaire d’échange afin de mieux comprendre votre mode de fonctionnement et de nourrir le dialogue autour du poste, de l’environnement de travail et des attentes mutuelles. Un second entretien peut également être organisé pour certains recrutements. Les méthodes utilisées sont adaptées au poste concerné. - À l’issue des entretiens, nous prenons le temps d’étudier les candidatures rencontrées et revenons vers chaque candidat reçu pour lui communiquer notre décision. - L’intégration fait pleinement partie de notre démarche de recrutement. Dès son arrivée, la personne recrutée est accueillie dans nos locaux et accompagnée par son manager, qui lui présente l’entreprise, le poste et son fonctionnement. Chaque service lui présente également son rôle, ses missions et ses interactions avec le poste. - Nous attachons une importance particulière à la prise en main progressive du poste. Un parcours d’intégration est prévu afin de permettre à la personne recrutée de comprendre son environnement, les enjeux de sa fonction et les spécificités de notre activité. Une période de formation au sein du service vient compléter cette intégration, avec des points réguliers avec le manager pour sécuriser la montée en compétence.