Art Basel organise les plus grandes expositions d'art moderne et contemporain au monde, à Bâle, Miami Beach, Hong Kong et Paris. Définie par sa ville et sa région d'accueil, chaque exposition est unique, comme en témoignent les galeries participantes, les œuvres d'art exposées et la programmation parallèle réalisée en collaboration avec les institutions locales. Outre des stands ambitieux accueillant les plus grandes galeries internationales, chaque édition met en lumière les dernières évolutions des arts visuels, offrant aux visiteurs de nouvelles idées, inspirations et opportunités de rencontres dans le monde de l'art.
Nous recherchons pour notre bureau à Paris un.e Hospitality & Events Coordinator pour accompagner la préparation et la mise en œuvre des événements organisés dans le cadre d’Art Basel Paris 2026, qui se déroulera au Grand Palais du 21 au 25 octobre 2026.
Description du Poste:
Sous la supervision du Hospitality & Events Manager, vous serez en charge de la coordination et du suivi opérationnel de l’ensemble des événements organisés sur site au Grand Palais ainsi que des événements extérieurs pendant toute la durée de la foire.
En amont de la foire
* Coordonner l’ensemble des prestataires impliqués dans l’organisation des événements (gestionnaire de lieu, sécurité, traiteur, personnel d’accueil, DJ, éclairage, sonorisation, mobilier, décoration florale, etc.).
* Gérer et négocier les devis, établir un tableau de suivi budgétaire et assurer la validation des coûts en collaboration avec le Hospitality & Events Manager.
* Rechercher et proposer des lieux appropriés pour les événements offsite.
* Définir les besoins en personnel et en matériel pour chaque événement, planifier et confirmer les commandes.
* Établir les plannings d’exécution des événements.
* Organiser les rotations des livraisons et coordonner les besoins de stockage sur site en lien avec la Logistique.
* Coordonner la production de la signalétique et des supports marketing liés aux événements (directionnel, affiches, menus, invitations).
* Gérer les listes d’invités, l’envoi des invitations et le suivi des RSVP.
* Assurer le suivi des besoins opérationnels liés aux événements des partenaires et aux privatisations sur site.
* Travailler en étroite collaboration avec l’équipe Gallery Relations pour l’organisation des événements liés au Programme Public.
Pendant la foire
* Organiser les briefings et rédiger les notes organisationnelles.
* Veiller à ce que les fournisseurs disposent de toutes les informations nécessaires avant chaque événement.
* Superviser l’installation du mobilier et le positionnement du personnel.
* Garantir le bon déroulement des événements et un accueil des invités conforme aux standards de qualité d’Art Basel.
* Superviser les prestataires sur site jusqu’à la clôture des événements.
* Organiser les réunions de debrief et rédiger les comptes rendus post-événement.
* Assurer le suivi du règlement des factures des prestataires après la foire.
Profil:
* Formation supérieure (Bac +4/5) en événementiel, communication, management culturel ou équivalent.
* Expérience confirmée en coordination événementielle, idéalement dans un environnement culturel ou haut de gamme.
* Excellentes capacités organisationnelles et sens aigu du détail.
* Capacité à gérer plusieurs projets simultanément dans un environnement exigeant et dynamique.
* Bonnes compétences en négociation et gestion budgétaire.
* Excellentes compétences relationnelles et aptitude à travailler avec de multiples interlocuteurs.
* Français et anglais courants (oral et écrit).
* Disponibilité en soirée et le week-end pendant la période de la foire.
* Intérêt marqué pour le secteur culturel et artistique.
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