Référence CSP: O078240/201358201
MISSION PRINCIPALE
* Assurer la gestion administrative, l'accueil physique et téléphonique
* Préparer et organiser des dossiers d'aide à la décision
* Assurer le secrétariat des services du pôle
ACTIVITÉS
Gestion administrative
* Traitement du courrier entrant et sortant de l'ensemble du pôle : diffusion, rédaction et mise en forme de courriers
* Rédaction des actes administratif du pôle (convention, contrat et décision)
* Suivi des parapheurs du pôle
* Organisation des commissions du pôle
* Classement et archivage
* Gestion des demandes d'intervention du pôle auprès des ST : demande, suivi et relance
* Envoi des courriers et fiches d'inscriptions des évènements du pôle (marché de Noël, forum des associations,...)
Accueil et informations
* Réception, filtrage et traitement des appels téléphoniques
* Suivi de la transmission des supports de communication et d'informations dans les services et auprès des publics
* Soutien dans la gestion des mises à disposition d'équipements municipaux pour les associations
* Accueil des associations et remise des clés lors de mise à disposition d'équipements municipaux
Préparer et organiser des dossiers d'aide à la décision / fonds de dossier
* Gestion des demandes auprès du service communication : analyse de la demande, enregistrement et suivi
* Réception, traitement et suivi des inscriptions des événements du pôle
* Remise en forme des documents sous forme appropriée (tableau, graphique, présentation...)
* Préparation des feuilles de route pour l'accueil des artistes de la saison culturelle
Gestion budgétaire
* Recherche de devis pour les moyens généraux et maintenance
* Elaboration et suivi des bons de commandes et renseignement du tableau de suivi
Ressources humaines
* Suivi des congés pour la directrice du Pôle
* Assurer le suivi des affaires courantes en cas d'absence d'un des responsables de service du pôle
Experience: Débutant accepté
Communes
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