Assistant de direction f/h

Informations générales Organisme de rattachement Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche. Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€. Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de vingt-cinq 27 sites en Ile-de-France et en régions. Référence 2025-161 Niveau facultaire / inter-facultaire Directions inter-facultaires Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie (DGAFP) B (profession intermédiaire) Corps TECH Domaine / métier 05 - Catégorie B - Technicien (TECH) - J - Gestion et Pilotage - Technicien-ne en gestion administrative Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Statut du poste Susceptible d'être vacant Intitulé du poste Assistant de direction F/H Présentation de la structure recruteuse Présentation de la direction : La direction de la recherche et de l'innovation (DR&I) est responsable de la mise en œuvre de la politique de recherche et d'innovation de l'université et participe à son élaboration de cette politique en apportant des informations consolidées, des expertises et des analyses. Présentation du service : Au sein de la DR&I, le Département de soutien aux politiques de recherche a en charge le suivi et l'analyse des activités de recherche, des accords institutionnels de l'université, et la gestion et l'animation des programmes transfacultaires et notamment les instituts et initiatives pluridisciplinaires. Il assure également le fonctionnement général de la direction : recrutements, suivi et évolution de ses personnels, élaboration et réalisation de son budget. Description du poste Fonctions : Assistant-e de Direction Catégorie : B Corps : TECH BAP : J Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans). Mission : Au sein de la direction de la recherche et de l’innovation (DR&I), l’assistant-e de direction est affecté(e) au bureau du budget et des ressources humaines de la structure : Assister le directeur de la DR&I afin d'optimiser la gestion de son activité Assurer l’assistance technique, logistique et administrative de la direction Contribuer aux activités de coordination et de communication Contribuer aux activités du budget et des ressources humaines de la structure Activités principales : Organiser les rendez-vous, le planning du directeur et filtrer les appels/accueils physiques Effectuer le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques Gérer les commandes d’achats : devis, bons de commandes, vérifications… Suivre les achats par carte et respect des plafonds de dépenses Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d’hébergement, édition des ordres de mission, états de frais… Préparer et organiser des réunions : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, commandes des traiteurs, Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures Vous serez également amené.e à réaliser les tâches suivantes : Participer à la diffusion de l’information concernant les projets en interne et en externe Assurer l’interface avec les autres services administratifs Rédiger des courriers, des comptes rendus, des notes Mettre en place des conventions de stage, suivi des paiements des gratifications et des absences Archiver des documents Outils spécifiques à l’activité Sifac Smartdata Encadrement : NON Descriptif du profil recherché (connaissances, compétences métier, compétences relationnelles) Connaissances transversales requises : Bonne connaissance des techniques de secrétariat Utilisation des techniques de classement et d’archivage Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de ses trois facultés sera un plus Savoir-faire: Savoir trier et classer les informations Savoir hiérarchiser et prioriser les demandes Capacité à proposer des améliorations des procédures Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint) Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique) Informer et rendre compte à sa hiérarchie Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée Savoir être : Autonomie, méthode et rigueur Sens de l’organisation et de la coordination Aptitude à travailler en équipe Disponibilité, discrétion et confidentialité Sens du contact et des relations humaines Polyvalence et capacité d’adaptation Durée du contrat (mois) 36 Quotité Temps plein Informations complémentaires Encadrement Non Télétravail possible Oui Conditions d'exercice Conduite de projet Non Unité protégée / ZRR Non Critères candidat Niveau d'études Niveau 4 - Bac Niveau d'expérience min. requis Non renseigné Localisation du poste Europe, France, Ile-de-France, Paris (75) Lieu d'affectation (sans géolocalisation) 4, place Jussieu Site Campus Pierre et Marie Curie - 4 place Jussieu 75005 Paris Date de vacance de l'emploi 01/03/2026