Le Pôle d'Enseignements Sainte-Colette, Saint-Joseph, Saint-Paul recherche un(e) Secrétaire de Direction pour rejoindre l'équipe du Collège Saint-Joseph.
Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Directeur Adjoint du Collège. Vous contribuerez à la mise en oeuvre du projet éducatif et à la dynamique collective du Pôle d'Enseignements. Vous entretiendrez de nombreuses relations avec les familles, les élèves, les enseignants, l'équipe Vie Scolaire, le Rectorat, etc.
Vos missions seront les suivantes :
1) Secrétariat de Direction
- Gérer un agenda en tenant compte des priorités, de l'importance et des urgences.
- Transmettre ou rappeler des informations en fonction de leur importance, des échéances, des urgences à ses Responsables hiérarchiques.
- Rédiger un document en respectant les règles d'orthographe, de grammaire, de syntaxe et la charte graphique.
- Organiser et planifier des réunions de Secrétaires de Direction pour harmoniser les pratiques en respectant le calendrier scolaire.
2) Secrétariat pédagogique, relations avec les familles et les élèves
- Assurer la gestion administrative des élèves en respectant les procédures du Rectorat.
- Etablir, suivre, mettre à jour des dossiers administratifs selon les procédures internes en interface avec le Chef d'Etablissement/Directeur Adjoint, la Vie Scolaire et les enseignants.
- Etre un interlocuteur privilégié des familles.
- Communiquer avec les élèves en s'adaptant à son interlocuteur.
- Le cas échéant, transmettre des informations à l'infirmière sur les situations spécifiques des élèves.
3) Missions en relation avec le Rectorat
- Assurer la gestion administrative des enseignants en respectant les procédures du Rectorat.
- Traiter les messages réceptionnés sur la messagerie électronique de l'académie en choisissant d'y répondre ou de les rediriger vers le bon destinataire.
- Contribuer aux tâches administratives liées aux examens en respectant les délais impartis.
- Gérer les tâches administratives liées à l'orientation des élèves.
4) Missions de prise en charge de l'accueil téléphonique et physique
- Accueillir, renseigner et orienter une personne physiquement ou par téléphone en identifiant ses besoins et en adoptant les gestes et un vocabulaire adaptés.
5) Missions en relation avec les entreprises
- Créer, développer et entretenir des liens avec les entreprises et les sensibiliser au projet d'établissement et aux projets des élèves (stages).
6) Missions de communication
- Contribuer à l'interaction entre les acteurs de la vie de l'établissement en identifiant son rôle, en faisant preuve de distanciation et de discrétion professionnelles et en utilisant les moyens de communication adaptés.
- Le cas échéant concevoir des supports de communication interne ou externe, imprimés ou numériques, à partir d'une description de l'attendu.
7) Missions de gestion du temps (organisation de son travail) / Suivi administratif
- Informer oralement et/ou par écrit du suivi ou de la réalisation d'une tâche confiée.
- Organiser son activité en l'ajustant en permanence aux situations rencontrées (accueil simultané téléphonique et physique, tâches prioritaires...).
Outils utilisés : Office 365 ; logiciel Charlemagne ; Ecole Directe ; plateformes externes multiples. Une formation à l'utilisation du logiciel Charlemagne pourra être prévue dès la prise de poste.
Vous justifiez d'une expérience confirmée d'une durée minimum de 3 ans en secrétariat de Direction. Une expérience dans un établissement scolaire constituerait un réel atout.
Modalités du poste :
- CDI à temps plein (4,5 jours travaillés par semaine),
- Poste basé à Besançon au sein du Collège Saint-Joseph,
- Restauration sur place à tarifs avantageux,
- Complémentaire santé de groupe,
- Rémunération basée sur la Convention Collective et ajustée en fonction du profil et de l'expérience.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.