Description du poste :
Poste d'assistante contrôleur - administratif et financier
Fonctionnement en binôme avec le responsable administratif et financier. A terme les deux postes sauront faire l'intégralité des tâches et se compléter, pour se répartir les responsabilités suivantes pour les 3 entreprises du groupe (le restaurant de Paris, la société de Franchise et la boutique de sandwich la Baguette du Relais a Paris)
Principales taches :
1. Contrôle des performances quotidiennes : Suivi des stocks, et analyse cohérence des stocks, recherche des écarts, recherche de solutions à mettre en place, Suivi des consommations des principales denrées, Suivi des ventes et performances de ventes
2. Assistance sur les dossiers administratifs privés
3. Gestion financière : (a) suivi et analyse quotidienne de la banque (remise espèces et CB, rapprochement bancaire, gestion des erreurs de caisse avec les directrices de restaurant), (b) suivi de la performance volume et valeur des ventes, (c) suivi des commandes et des livraisons ainsi que des stocks, (d) suivi des principales dépenses, (e) facturation des franchises et suivi des performances. En ce compris mise en place d'un mini reporting hebdomadaire sur les principaux indicateurs de performance/activité passée qualitatifs et quantitatifs
4. Gestion administrative du personnel: suivi (a) des dossiers salariés (contrats, déclarations, visites médicales, AM et AT, absences, recrutements, registre du personnel, congés et plus généralement toutes démarches et documents administratifs lié aux salariés (b) gestion et suivi de la Mutuelle et de la Prevoyance (adhésion, radiation, remboursements etc), (c) préparation des salaires salle et cuisine, vérification
5. Gestion administrative autres : (a) mise à jour constante des dossiers DUER et Hygiene et gestion des prestataires correspondants, contrôle de la régularité des visites d'entretien et organisation planning entretien, suivi mise en place des recommandations post visites, (b) suivi des dossiers règlementaires URSSAF, Inspection du travail et du bon respect des règles d'Hygiene dans les restaurants de Paris
6. Gestion organisationnelle : (a) gestion des commandes d'équipement, suivi des dépenses d'équipement et d'entretien correspondantes, gestion des pannes d'appareil (b) suivi et gestion des repas du personnel, (c) gestion des projets de long terme
7. Gestion des fournisseurs : factures, virements, suivi des quantités et des prix, gestion des problèmes d'approvisionnement, de livraison, de qualité, de prix.
8. Suivi des dossiers juridiques, prud'hommes, marques, litiges fournisseurs et autres type dossiers assurance
Enfin, tri et archivage des documents de tous ordre avec un objectif d'organisation zero papier au quotidien comme sur le long terme. Travail uniquement sur world, excel, powerpoint
- Dynamisme et discrétion
- Maîtrise des logiciels world, excel, powerpoint
- Réactivité, capacité d'adaptation, de réactivité et d'esprit d'initiative pour résoudre les sujets et défis non prévus qui apparaissent régulièrement
- Sens de l'organisation, esprit tourné vers l'efficacité
- Esprit de synthèse, capacité d'analyse et capacité à intégrer rapidement les éléments clés de l'entreprise et faire la part entre l'urgent et l'accessoire
- Multitâches / polyvalence, capacité à gérer de nombreux sujets variés en même temps, capacité d'adaptation aux équipes et aux
- Bonnes capacités relationnelles : courtoisie, respect, esprit d'équipe, capacité à communiquer facilement et clairement avec les employés et les dirigeants
- Ponctualité, fiabilité, sens de la hierarchie
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