Assistant(e) de département pau

Contexte et environnement

Avez-vous à cœur de jouer un rôle essentiel dans une équipe dynamique et collaborative ?

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de département pour coordonner les activités de notre structure et soutenir nos équipes dans un environnement stimulant. Vous traiterez, exploiterez et diffuserez les informations cruciales pour le bon fonctionnement de nos services, tout en gérant des dossiers spécifiques en toute autonomie. En tant que lien privilégié entre notre équipe et nos partenaires internes et externes en France et à l’international, vous serez un facilitateur incontournable de notre réussite collective.

Activités

Dans ce rôle clé pour l’efficacité collective des équipes, vous devrez faire preuve d’une grande capacité d'écoute, de communication et d’adaptabilité, ainsi que d’ouverture à la diversité, nos équipes sont internationales ! Vous avez le sens des priorités et savez hiérarchiser les urgences.

1. Vous êtes diplômé(e) d’un bac + 2/3
2. Vous avez une bonne maîtrise et une réelle appétence pour les outils informatiques et bureautiques (World, Excel, PowerPoint, Teams Office 365)
3. La maîtrise de l’anglais est indispensable

Vous êtes rigoureux(se), autonome et disponible ? Rejoignez-nous !

Profil du candidat

Vos missions seront les suivantes :

Assistance

4. Gestion des agendas (Outlook)
5. Planification et envoi des invitations aux réunions, points hebdomadaires, rendez-vous, entretiens, en coordination avec les autres assistant(e)s
6. Gestion des arrivés/départs des collaborateurs, stagiaires, apprentis, et prestataires
7. Demandes de matériel/logiciel informatique
8. Gérer les déplacements : ordres de mission, notes de frais et demandes de visas, réservations d'hôtels, transports, restaurants
9. Gestion de dossiers spécifiques
10. Assurer une coordination et une continuité de service (remplacements mutuels) entre les différent(e)s assistant(e)s

Achats et suivis financiers

11. Création de fournisseurs, gestion des commandes et des achats dans SAP
12. Suivi des commandes et des relances
13. Validation technique des factures et lien avec le contrôle de gestion

Communication et évènements

14. Organisation d’évènements de convivialité, animation des bureaux, team bulding et afterworks
15. Support logistique à l’organisation de formations, colloques et séminaires
16. Circulation des documents en interne

Informations supplémentaires

TotalEnergies valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d'emploi égales à tous les candidats.