Coordinateur du portail familles petite enfance, enfance jeunesse et parentalité

Détails de l'offre

Famille de métiers Education, animation et jeunesse > Politiques d'éducation et d'animation pour la jeunesse Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Salaire minimum par mois de € brut (échelon 1) + 500 € brut prime fonction + prime complémentaire équivalente à 1/12ème de la rémunération Descriptif de l'emploi Environnement de travail :
Au cœur du Sillon alpin, Le Grésivaudan se déploie entre plaine et montagnes sur un territoire d’innovation où la qualité de vie et la diversité des activités lui confèrent une forte attractivité renforcée par des opportunités de développement dans de nombreux domaines.

La direction Enfance, Jeunesse et Parentalité (DEJP) regroupe 17 multi-accueils, 9 relais petite enfance (RPE), 5 lieux d’accueil enfants-parents (LAEP), 6 accueils collectifs de mineurs (ACM), une cellule santé inclusion handicap et une cellule Portail familles. Elle compte 300 agents.

Descriptif du poste :
Sous la responsabilité du Responsable de service administratif et financier, vous assurer la gestion et le suivi des inscriptions, de la facturation et des commissions d’attribution pour les Accueils Collectifs de Mineurs (ACM) et les structures multi-accueils.

Vous veillez à la bonne utilisation du Portail Famille par les familles et les services afin d’optimiser le parcours usager.
Vous encadrez et animez une équipe de 3 personnes, pilotez les projets d’amélioration du service et garantissez le bon fonctionnement des logiciels métiers.

Avantages :
•Aménagement du temps de travail
•Télétravail (forfait 2 jours maximum/semaine)
•Tickets restaurant avec participation de 60% employeur.
•Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an)
•Participation mutuelle santé labélisée et participation possible à la prévoyance (contrat groupe).
•Prestations d’actions sociales (vacances, loisirs, Prêts, CESU, billetterie, etc …) : prise en charge intégrale de l’adhésion au CNAS et possibilité d’adhésion au COS interne. Missions / conditions d'exercice Missions :
Gestion du portail familles et des logiciels métiers
•Assurer le bon fonctionnement du portail familles et signaler les anomalies techniques.
•Collaborer avec la Direction des Services Informatiques et les prestataires pour optimiser les fonctionnalités du portail et tester les mises à jour avant leur déploiement.
•Appliquer et mettre en pratique les demandes de fonctionnement définies par la direction, notamment en matière de paramétrage et d’utilisation des logiciels.
•Assurer la configuration et l’actualisation des paramètres du portail et des logiciels métiers en fonction des évolutions réglementaires et des besoins des services.
•Garantir la qualité, l’exactitude et la mise à jour régulière des données dans le système de gestion des inscriptions et de facturation.
•Collaborer avec les autres services pour intégrer les évolutions et garantir la cohérence des outils dans l’ensemble des processus internes.
•Former et accompagner les agents dans l’utilisation des nouveaux paramètres et fonctionnalités des logiciels, en veillant à la bonne prise en main des outils.
•Maintenir une communication régulière avec la hotline pour signaler les dysfonctionnements et suivre la résolution des incidents techniques.
•Tester les mises à jour logicielles avant leur déploiement pour s’assurer qu’elles répondent aux besoins et standards de la structure

Gestion financière et analyse des données
•Participer activement à l’élaboration et au suivi du budget en lien avec la politique tarifaire de l’EPCI.
•Élaborer des études et des outils d’aide à la décision.
•Actualiser les tableaux de bord et produire des analyses pour optimiser le service.

Gestion des inscriptions, des commissions d’attribution et communication avec les familles
•Assurer le suivi et le traitement des demandes d’inscription aux ACM et aux structures multi-accueils, en veillant à la complétude des dossiers et au respect des critères d’admission.
•Organiser les commissions d’attribution des places en lien avec les partenaires institutionnels et assurer la communication des décisions aux familles.
•Accompagner les familles dans l’utilisation du portail, répondre à leurs demandes et faciliter la transmission d’informations entre les services et les usagers.
•Assurer la mise à jour des bases de données et des informations relatives aux familles et aux enfants.
•Maintenir un lien direct avec les familles pour répondre à leurs interrogations et communiquer efficacement via les différents supports (portail, intranet, réunions, etc.).

Facturation et suivi administratif
•Gérer la facturation des prestations en lien avec les ACM et les structures multi-accueils.
•Veiller à l’application des tarifs en fonction des critères établis
•Suivre les paiements et collaborer avec le service comptable
•Établir des tableaux de bord et des analyses statistiques pour le suivi des activités

Encadrement et animation de l’équipe
•Encadrer et animer une équipe de 3 assistantes administratives en charge de la gestion des dossiers familles, de la facturation et de l’accueil des familles.
•Planifier, organiser et contrôler les activités
•Participer au recrutement, assurer la montée en compétences et l’évaluation des agents.
•Veiller à un climat de travail positif et animer des réunions régulières.
•Participer aux réunions en lien avec le portail familles avec les directions supports : Cotech, Copil etc. Profils recherchés Profil demandé :
•Bac à Bac +2 en gestion administrative, comptabilité, ou domaine similaire.
•Une première expérience dans la gestion administrative, notamment en relation avec le public, est appréciée.
•Maîtrise exigée des outils numériques et des logiciels de gestion des inscriptions et facturation.
•Connaissance des réglementations applicables aux ACM et aux structures multi-accueils.
•Gestion administrative, suivi budgétaire et analyse de données.
•Pilotage de projets et modernisation des processus.
•Sens de l’écoute et du service auprès des familles.
•Capacité à encadrer une équipe et à animer des réunions.
•Aptitude au travail en équipe et en partenariat avec différents acteurs.
•Capacité d’organisation et de gestion des priorités.
•Rigueur et sens de l'organisation.
•Autonomie et réactivité.
•Diplomatie et discrétion.
•Respect des valeurs du service public.
•Sens et respect des usagers, des collègues, des collaborateurs et des supérieurs.
•Discrétion et réserve professionnelle.

Permis et/ou habilitation(s) : Permis B