Agent(e) d'accueil et assistant(e) du secrétariat

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La mairie du TRIADOU recherche un(e) agent(e) chargé(e) de l'accueil et de l'assistance du secrétariat, le poste est un temps complet. En collaboration directe avec le Maire, les élus et la Secrétaire générale de mairie. Missions / conditions d'exercice - Accueil physique et téléphonique et orientation des administrés
- Gestion des courriers et des mails
- Rédaction et frappe de courriers et d'actes administratifs
- Renseigner et gérer les demandes de la population (cartes grises, permis, CNI, passeports, dossiers d'aides sociales, inscription transport scolaire, inscriptions écoles...)
- Délivrer des documents administratifs (cartes déchetterie, certificats administratifs, attestation d'accueil, recensement militaire...)
- Gestion du prêt/location des salles communales et du matériel
- Relations avec les associations
- Gérer les demandes d'état-civil et la tenue des registres (rédaction des actes et des mentions : décès, mariage, naissance, reconnaissances..., délivrer les extraits et copies d'actes)
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, de parrainage civil et de PACS
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
- Enregistrement des inscriptions, radiations et tenue des listes électorales
- Accueillir et renseigner le public sur les questions d'urbanisme
- Réception des dossiers de demande d'autorisation du droit des sols (PC, DP, PA, CU, DIA...), enregistrement et transmission aux services concernés et suivi des procédures
- Communication : rédaction du bulletin municipal, mise à jour du site internet de la commune et des outils de communication et d'alertes à la population (mails, info flash)
- Préparation des festivités et des cérémonies (marché de noël, 8 mai, 11 novembre...)
- Toute tâche nécessaire au bon fonctionnement du service public
- Dossiers divers en collaboration avec les élus et la Secrétaire de Mairie Profils recherchés Savoir être / Savoir-faire :
Connaissance des techniques rédactionnelles et administratives, de l'instruction générale de l'état civil, des élections, des règles d'urbanisme, maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...) et de logiciels métiers spécifiques (connaissance berger Levrault)
- grande polyvalence
- savoir accueillir le public
- capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation et savoir gérer les priorités
- sens du contact et de la communication
- sens du service public et du travail en équipe
- méthode, rigueur et discrétion
- autonomie, initiative et disponibilité
- rendre compte