Assistante médico-administrative en hépatologie ou chirurgie digestive f/h

Informations générales





Organisme de rattachement


Hôpital Avicenne




Référence


APHP_




Date de début de diffusion


/11/2025




Date de parution


/02/2026




Domaine / Métier

Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical



Intitulé du poste

Assistante Médico-Administrative en Hépatologie ou Chirurgie digestive F/H



Description du poste


Missions du service d'hépatologie :
Assurer la gestion des dossiers médicaux, les appels téléphoniques
Accueillir et renseigner les patients, les familles, les médecins.
Gérer les appels téléphoniques.
Assurer la liaison entre les différents secteurs et interlocuteurs.
Assurer la frappe des comptes rendus des séjours d'hospitalisations, des consultations et des certificats médicaux.
Traiter les courriers, les dossiers et les documents de l'unité d'hospitalisation et de consultation
Mettre sous plis les comptes rendus pour les adresser aux différents correspondants
Transmettre par fax ou mail divers documents à d'autres hôpitaux ou médecins
Gérer le dispatching des fax + scanner dans le dossier patients (Orbis)
Gérer le retour de courrier Vaguemestre
Photocopier, scanner et envoi par mail de documents divers et de revues pour les différents médecins
Participer aux réunions de service et d'informations
Gérer l'approvisionnement de la papeterie
Gérer le tableau de service
Demande de dossiers des usagers : impression de l'ensemble des documents de leur dossier pour transmission au patient
Accueillir les patients pour remise dossier médicaux ou courriers divers
Sorties diverses de CR, examens via Fusion, Stare à la demande des médecins, services cliniques et/ou centres hospitaliers
Codage gradations séjours Hospitalisations (PMSI)

Missions en Chirurgie Digestive :
Assurer le secrétariat de l'ensemble du service d'un groupe de médecins
Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient
Accueil et prise en charge des personnes (patients, usagers, étudiants en médecine)
Prise de notes, frappe et mise en forme de documents
Rédaction de comptes rendus relatifs aux observations (CRH - CRO), de courriers (consultations)
Mise à jour de la file active
Mise à jour du dossier du patient
Prise de rendez-vous, gestion des agendas
Saisie, mise à jour, sauvegarde des données, d'informations, de tableaux …
Acquisition, traitement et archivage des données
Paquetage, mise sous plis et distribution de documents
Planification des traitements informatiques
Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
Traitement des courriers, dossiers et documents
Transmission d'informations synthétiques aux médecins
Vigilance des données administratives,
Suivi du planning opératoire en lien avec les chirurgiens (reports, annulation, information patient)
Reprise de l'activité des collègues en cas d'absence
Assurer les missions de la secrétaire hospitalière en cas d'absence



Descriptif du profil recherché


Compétences et savoir-faire requis
*Connaissance du vocabulaire médical et de la terminologie médicale.
*Maîtrise et utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet, messagerie, téléphonie).
*Utilisation du dossier patient informatisé et outils associés (dictée numérique Vocalsoft…).
*Maîtrise de la langue française, de la grammaire et de l'orthographe.
*Capacité à organiser, classer et synthétiser des documents et informations.
*Prioriser, transmettre et assurer la fiabilité des informations.
*Compétences relationnelles avec l'équipe, les patients et les différents interlocuteurs.
*Rapidité d'exécution, rigueur dans les missions et conscience professionnelle.
*Faculté d'adaptation, dynamisme et esprit d'initiative.
*Respect du secret professionnel et de la discrétion professionnelle.
*Connaissances en identito-vigilance, droit des patients, communication, réglementation de l'archivage.
*Gestes et postures professionnelles.
*(Si applicable) Maîtrise du logiciel ORBIS.

Connaissances associées
*Pendant la période d'intégration : apprentissage des logiciels administratifs internes.
*Utilisation de l'intranet, compréhension du droit des patients et de la réglementation de l'archivage.

Qualités requises
*Sens des responsabilités et du travail en équipe.
*Sens de l'organisation, ordre, méthode et rigueur professionnelle.
*Curiosité intellectuelle, initiative, dynamisme.
*Ponctualité, assiduité, disponibilité et présence au travail.
*Excellente expression verbale et capacité d'écoute.
*Maîtrise de soi, respect d'autrui et sens de la relation.
*Discrétion, respect du secret professionnel et éthique professionnelle.



Localisation du poste

Europe, France, Île-de-France, Seine Saint-Denis (93)