Sous la responsabilité du responsable coordination territoriale, vous assurez l'accueil physique des visiteurs et venez en soutien du CRC. Vous contribuez aux différents traitements administratifs de la Direction territoriale.
Vos principales missions :
Accueil physique de la Direction Territoriale :
Animer et organiser l'espace d'accueil physique et d'information de la Direction territoriale (locataires, fournisseurs, prestataires.),
Assurer la bonne qualification et orientation des visiteurs de la direction territoriale,
Enregistrer et affecter les réclamations orales,
Participer au développement de la satisfaction clients et de la qualité de service en contribuant à l'atteinte des objectifs de la direction territoriale.
Soutien au centre de relation clients (sur sollicitation du responsable lorsqu'il y a des pics d'appels) :
Prendre les appels téléphoniques,
Saisir les réclamations et/ou traitement et affectation.
Assistanat et secrétariat :
Réceptionner, distribuer et envoyer le courrier postal (ou provenant de la navette),
Enregistrer les courriers reçus sous forme d'attentes sous Immoware,
Saisir sous Immoware les attestations d'assurance logements et parkings et archivage,
Gérer les fournitures : lancer les commandes, les réceptionner, suivre le stock .
Participer à la gestion des moyens généraux au sein de la direction territoriale (moments de cohésion, réunion),
Gérer la flotte automobile : vérifier l'entretien des véhicules (compléter la fiche check-up), assurer le suivi en lien avec les moyens généraux, vérification des plannings de réservation, introduction et suivi des sinistres,
Assurer les distributions diverses (notes et tickets restaurant et affiches et chèques vacances, etc.),
Sous le contrôle de votre responsable direct, assurer les tâches de secrétariat et d'assistanat auprès des responsables de la direction territoriale,
Gérer les traitements automatiques (type rejets de prélèvements) et assurer le soutien aux équipes (campagne SLS, impayés.),
Enregistrer les demandes de logements : bureau d'enregistrement, envoyer les réponses aux prospects, enregistrer les courriers de demandes de mutation et effectuer une réponse type,
Gérer la salle de réunion,
Gérer les accès de la direction territoriale,
Assurer le publipostage du courrier de réquisition permanente,
Suivre la sécurité avec le prestataire : donner les clefs et faire signer les registres de sécurité aux fournisseurs,
Traiter les situations simples : édition et envoi des duplicata d'AE & quittances, 1er niveau de réponse sur trouble de voisinage (envoi du cerfa), au besoin appui à la complétude des attestations CAF,
Contribuer à la satisfaction client au travers des différents outils (Peps, attentes.),
Envoyer aux locataires des informations générales concernant une résidence (publipostage, mass-mailing, mass SMS),
Participer à l'effort de commercialisation des parkings.
Satisfaction locataire :
Effectuer les appels de courtoisie (sur script) aux nouveaux entrants (à J+15 après l'entrée dans les lieux)
Accompagner à l'inscription et à l'utilisation de Déclic.
Profil
De formation bac à bac+2 (type bac professionnel Gestion Administration, BTS Gestion de la PME, BTS Support à l'action managériale ou équivalent), vous disposez de solides connaissances en gestion administrative et d'une bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Outlook.
Savoir faire :
Maîtriser l'outil informatique (Pack office)
Connaissance de la législation de la gestion locative et de la réglementation du logement social
Savoir être :
Faire preuve d'initiative,
Maîtrise de soi,
Aisance dans le contact (écoute & adaptation communication),
Rigueur, autonomie et organisation,
Sens du résultat et du service aux clients,
Disponibilité ,
Discrétion.
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