En tant qu'Assistante de la Direction d’une Business Unit stratégique d’un groupe américain leader mondial dans la création de parfums et arômes, vous aurez pour mission d'accompagner la Présidente dans ses activités quotidiennes dans un esprit de service et de proactivité vis-à-vis de l'ensemble des interlocuteurs, internes et externes, et dans le respect des valeurs promues au sein d’IFF.
Le/la titulaire mènera ses missions avec autonomie et responsabilité afin d'assurer une permanence de la direction et de l'activité au regard des interlocuteurs internes et externes.
Le poste est à pourvoir en CDI dès que possible et sera basé à Neuilly sur Seine.
Missions principales :
Missions de secrétariat et d'assistanat :
* Gestion de l'agenda et accompagnement à l'anticipation des différentes échéances
* Organisation des déplacements en France et à l'étranger
* Organisation et préparation de réunions
* Prise de rendez-vous avec les clients
* Mise à jour et diffusion du calendrier comportant toutes les échéances et le planning des équipes
Vie d'équipe :
* Contribution à l'organisation des séminaires et autres événements/réunions liés à la vie de l'équipe
* Accueil des visiteurs
* Onboarding des nouveaux arrivants
* Être en lien étroit avec l'assistante de la division Parfumerie aux Etats Unis
Suivi administratif et budgétaire :
* Gestion des notes de frais
* Suivi des NDA à approuver par la Présidente
Profil recherché :
* Expérience d'environ 5 à 8 ans en Assistanat de direction
* Discrétion et sens de la confidentialité
* Sens du service, adaptabilité et souplesse
* Gestion des priorités, respect des délais, rigueur et organisation
* Sens des initiatives, proactivité
* Qualités de communication orales et écrites
* Curiosité, ouverture d'esprit
* Un anglais courant est nécessaire
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