Assistant(e) administratif et d'accueil h/f

Description de poste:
Assistant(e) administratif et d'accueil H/F
Classification du poste : Employé
Résumé du poste:
Nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif et d'accueil H/F bilingue pour rejoindre notre équipe. Le(la) candidat(e) idéal(e) doit avoir une excellente capacité de service client et être à l'aise dans un environnement multilingue. Il/Elle assiste le dirigeant dans la gestion de son planning et collabore étroitement à la gestion des membres à l'international, l'organisation des chapitres et réceptions. Ce poste offre une opportunité passionnante pour un individu dynamique qui souhaite évoluer dans un environnement professionnel et multiculturel.
MISSIONS PRINCIPALES :
Accueil :
- Accueillir et orienter les visiteurs
- Gérer les appels téléphoniques entrants
- Assurer le suivi des réservations et des demandes de services
- Fournir un support administratif général
- Gestion des ventes de produits directement à l'accueil
- Maintenir un environnement de réception propre et accueillant
- Assister le dirigeant dans la gestion de son agenda ( prise de RDV, courriers, e-mails, congés...).
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements...)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, notes diverses pour les réunions...)
- Assurer ponctuellement en amont, la préparation et le suivi des dossiers.
Gestion du courrier dans sa globalité (courriers, gazettes, diplômes, livres...) :
- Gérer le courrier en entrée et en sortie
- Distribuer le courrier aux services destinataires
- Gérer le retour du courrier et rechercher les nouvelles coordonnées
Gestion des membres (aux niveaux national et international) :
- Assister dans les fonctions administratives de gestion des membres
- Réceptionner les appels ou les mails et filtrer les demandes
- Assurer la transmission des informations en interne
- Mettre à jour les coordonnées des membres
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes-rendus...).
- Préparer et suivre les envois aux sous-commanderies
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
Collaboration à la gestion des réceptions
- Assister le dirigeant sur l'organisation des événements
- Mettre en forme ou retranscrire les discours
- Préparation des listes des intronisés
- Gestion des stocks
- Assurer le passage des commandes auprès des prestataires
- Envoi des photos aux promus et aux personnalités
- Travail en étroite collaboration avec les autres services
Participer à la communication externe de l'entreprise
- Créer et actualiser les comptes client sur le site
- Relecture et écriture des documents
Profil et compétences :
- Excellentes compétences en service client
-Bon niveau de culture générale, bonnes connaissances en histoire de la Bourgogne, de la gastronomie et des vins
- Maîtrise du français et de l'anglais (bilingue). La notion / maîtrise de langues complémentaires est appréciée
- Bonne capacité rédactionnelle
- Capacité à gérer divers services et demandes
- Connaissance des procédures de réception
- Excellent relationnel
- Bonne capacité d'adaptation.
- Organisation et rigueur
Type d'emploi : CDI
Rémunération: 1 900,00€à2 000,00€par mois
Avantages:
* Prise en charge du transport quotidien
Lieu du poste : En présentiel