Vous aurez pour missions de : • Assurer le bon fonctionnement du site de Nancy en matière d'organisation et de logistique. • Jouer un rôle d'interface avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes. • Travailler en coordination avec les autres assistant(e)s avec lesquelles les tâches sont mutualisées au sein d'un pôle. • Assurer une circulation fiable de l'information entre Secrétariat/assistance des collaborateurs. • Assurer un appui aux équipes commerciales dans le traitement des demandes clients Contribuer à la performance opérationnelle de la Direction Régionale (respect des délais, de la conformité et de la complétude des dossiers) et à la satisfaction client. Ces missions reflètent l'essentiel de l'activité à ce jour mais sont susceptibles d'ajustements au regard des évolutions futures de la direction. Vous pourrez aussi participer à des projets transversaux liés à votre activité. Activités principales Assistance administrative du service : • Accueille les interlocuteurs, oriente les appels, transmet et assure le suivi des messages téléphoniques et courriels tout en assurant un rôle d'interface entre les interlocuteurs internes et externes. • Organisation des rdv/réunions internes et externes, gère les agendas et organise les réunions en tenant compte des priorités. • Rédige et met en forme des courriers, notes, comptes rendus; selon la charte graphique en vigueur. • Prépare les dossiers nécessaires aux réunions et le cas échéant participe à des réunions et rédige les comptes rendus. • Gère le courrier ainsi que le classement et l'archivage numérique et papier. • Organise les déplacements (création des ordres de missions, réservation de billets, hôtels et location de véhicules le cas échéant) et prend en charge les formalités administratives afférentes. • Dans certains cas, assure le suivi complet de dossiers et prend en charge l'organisation d'évènements spécifiques (actions de communication, organisation de séminaires, etc.). • Assure, selon les besoins, la continuité de service du secrétariat de la directrice régionale. Assistance métier du service : • Utilise le CRM D'Clic : création de prospects, mise à jour des contacts et rendez-vous, etc.
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