Le GEIQ PLUSS recrute pour l'Association Montivillonne d'Initiatives Sociales et Culturelles (AMISC) un(e)agent(e) d'accueil administratif et logistique. Le Centre Social AMISC est une structure d'animation de la vie sociale.
L'agent(e) d'accueil administratif et logistique est un maillon central du fonctionnement quotidien du centre social. Placé(e) sous la responsabilité de la direction et en lien fonctionnel avec la Coordinatrice du Pôle Administratif et Comptable, Il/Elle intervient de manière transversale pour l'ensemble des pôles.
Il/Elle est le premier point de contact pour les usagers, les partenaires et les prestataires, et contribue au projet social, au bon fonctionnement administratif, logistique et organisationnel du centre social.
Les missions principales sont :
1 - Accueil du public et gestion des adhérents :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Renseigner les habitants sur les activités et services proposés par le centre social
- Informer et orienter les usagers vers les professionnels ou partenaires concernés
- Réaliser les inscriptions aux activités et événements organisés par l'association
- Assurer le suivi administratif des adhésions et la mise à jour de la base de données des adhérents
- Enregistrer les règlements des usagers liés aux activités du centre social
- Écouter les besoins des usagers et partager les informations utiles avec l'équipe (veille sociale)
2 - Gestion administrative courante :
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier entrant
- Assurer la gestion des courriels généraux de l'association
- Mettre en forme des courriers, comptes rendus ou documents administratifs simples
- Réaliser le classement et l'archivage des documents administratifs
- Mettre à jour les tableaux de suivi et bases de contacts (adhérents, partenaires, intervenants)
- Assurer la gestion du planning d'occupation des salles
- Participer à la préparation administrative de réunions ou d'événements associatifs
- Assurer un soutien administratif à la Direction dans le suivi des instances associatives
- Réaliser des statistiques d'activité (données préalables aux indicateurs d'évaluation)
3 - Gestion des stocks, achats et fournisseurs :
- Recenser les besoins exprimés par les équipes
- Gérer les stocks de fournitures administratives, produits d'entretien et matériel d'activités
- Réaliser les commandes auprès des fournisseurs et comparer les devis
- Assurer le suivi des livraisons et vérifier la conformité du matériel reçu
- Organiser le rangement du matériel et des fournitures
- Réaliser des inventaires réguliers des stocks
- Assurer les échanges courants avec les fournisseurs pour le suivi des commandes
4 - Logistique des locaux et suivi technique :
- Signaler les dysfonctionnements techniques dans les locaux ou sur les équipements
- Contacter les prestataires techniques pour organiser les interventions nécessaires
- Assurer le suivi administratif des interventions (maintenance, réparation, informatique, téléphonie.)
- Veiller à la sécurité des locaux (gestion des clés, alarme, chauffage)
- Veiller au bon état des locaux et du matériel utilisé par les salariés et le public
- Participer à l'organisation logistique des réunions, événements et temps forts du centre social
Compétences attendues :
- Bac professionnel gestion/administration/accueil ou équivalent
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Publipostage) et des logiciels de gestion ou bases de données (Logiciel Noé)
- Maîtrise de l'orthographe
- Capacité à organiser son travail et gérer plusieurs tâches simultanément
Aptitudes & qualités :
- Sens de l'accueil, de l'écoute et du service au public
- Aisance relationnelle, discrétion, capacité de dialogue et ouverture d'esprit
- Rigueur, autonomie
- Sens du travail en équipe
- Prise d'initiatives
Travail possible ponctuellement le soir/week-end.
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