Secrétaire médicale - pool de suppléance

Secrétaire médicale Pool de suppléance H/F


Le poste

La secrétaire assure les missions des secrétariats. Elle traite et coordonne les opérations et les informations médico-administratives du patient en collaboration avec les services administratifs, les soignants et les médecins. Elle travaille en équipe avec l’ensemble des collègues de ces services.

Le service

* Quotité de travail : 50%

* Lieu d’activité : Pool de suppléance - Trévenans et sites annexes

Rattachement hiérarchique :

Niveau 1 : la secrétaire référente du secteur

Niveau 2 : la responsable des secrétariats médicaux du secteur

Niveau 3 : le Directeur des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique

Relations professionnelles :

Dans les services : l'ensemble de ses collègues, le personnel médical et soignant ;

Dans l’établissement : les médecins, soignants, paramédicaux, autres services médicaux, bureaux des admissions, et services administratifs, autres établissements de santé, relations avec les patients, les familles, le public.

Les conditions de travail

* Horaires : coupés ou continus, selon les plannings prévus et en fonction des postes tenus avec une amplitude de 6h30 à 18h30.

* Spécificités organisationnelles et relationnelles : Dépassements d'horaires éventuels, contact public, travail en collaboration avec l'ensemble de ses collègues, exigence d'un accueil de qualité des patients, relations avec la hiérarchie, grande polyvalence sur les différentes tâches, capacité d'adaptation et d'évolution suivant les tâches confiées.

* Matériels et outils utilisés :

* Outils informatiques : Excel, Word, Outloo, logiciels du DPI : Schapptbook, Powerchart, Dic’t, LIFEN, Traça DP, PFM, Evoluance.

* Matériels : outils téléphoniques informatiques, fax/copieur…

* Connaissance du vocabulaire médical…

Les activités

Hors remplacements :

- Aide à la résorption du retard sur toutes les tâches des secrétariats médicaux en corrélation avec les fiches de tâches des services concernés.

Remplacements :

* Accueil physique :

Accueil physique des patients hospitalisés ou des consultants en fonction du service, des visiteurs, du public, des professionnels de santé.

Création du dossier Evoluance, Firstnet, facturation.

* Accueil téléphonique :

- Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé, du personnel, des médecins traitants, et des services de l’HNFC.

- Gestion des appels téléphoniques des services concernés : prise de messages avec transmissions aux personnes concernées.

* Gestion des sorties :

- Gestion du suivi des patients à l’issue de l’hospitalisation ou de la consultation.

- Traitement des demandes des médecins: RDV futurs, copies…

* Programmations opératoires :

- Programmation des interventions et hospitalisations.

* Gestion des dossiers :

- Gestion du dossier du patient hospitalisé : importation des documents dans le DPI.

* Frappe :

- Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers et comptes rendus médicaux.

- Traitement des courriers : copies et envoi des comptes rendus.

* Tâches administratives

- Préparation et participation éventuelles à des réunions.

- Tableaux de garde.

- Gestion des fournitures de bureau.

- Gestion des fax, du courrier (tri et distribution).

- Commandes de fournitures, imprimés.