Secrétaire ordonnancement (h/f)

Vous cherchez plus qu'un job ? Rejoignez une épopée familiale qui dure depuis plus de 100 ans ! Fondé en 1922, le Groupe Vauban est bien plus qu'un distributeur automobile. C'est une entreprise familiale transmise avec passion depuis 3 générations. Tout a commencé à Saint-Germain-en-Laye avec une seule concession Peugeot aujourd'hui, nous sommes devenus un acteur multimarque incontournable dans les Yvelines et l'Oise. LE GROUPE VAUBAN EN QUELQUES CHIFFRES * 102 ans d'expertise et de passion automobile ️ * 750 collaborateurs qui forment notre plus grande force * 28 sites de proximité pour être au plus proche de nos clients * 9 marques iconiques : Peugeot, Citroën, DS, Fiat, Jeep, Alfa Romeo, Toyota, Abarth et Lancia ️ * Implantation stratégique : Yvelines (78), Val d’Oise (95) et Oise (60) ️ NOTRE CŒUR DE MÉTIER ⚙️ Nous accompagnons nos clients (particuliers et professionnels) sur tous leurs besoins de mobilité : * ✨ Commerce : Vente de véhicules neufs et d'occasion. * Technique : Entretien, réparation mécanique et carrosserie de pointe. * B2B : Des solutions sur-mesure pour les entreprises et commerçants. Pourquoi nous rejoindre ? Parce que nous sommes un groupe en plein développement qui sait allier la puissance d'un réseau multimarque à l'agilité et aux valeurs humaines d'une entreprise familiale. Prêt(e) à mettre votre talent au service de la mobilité de demain ? Avantages : * Tickets restaurants * Plan de participation Groupe * Mutuelle Mission Générale Au cœur de l'activité du site, vous êtes le "chef d'orchestre" administratif. Votre rôle est d'ordonnancer l'activité de production par une gestion rigoureuse des flux documentaires et informatiques. Vous assistez directement le Directeur de Site dans le pilotage administratif et la gestion du personnel, tout en garantissant la fluidité du parcours des véhicules (VO). Missions Principales 1. Ordonnancement et Gestion des Flux (VO) : * Organiser et assurer la gestion documentaire au jour le jour pour l’ensemble de l'activité. * Assurer le suivi logistique des flux de Véhicules d'Occasion (entrées, transferts, préparation, sorties). * Garantir la remontée d’information en temps réel entre le terrain et la direction. 2. Gestion Administrative et Facturation : * Saisie et contrôle des factures fournisseurs et prestations liées à l'activité. * Assurer l'ordonnancement de l'activité via une saisie administrative précise (préparation des dossiers, déclenchement des facturations). * Garantir l'intégrité et la mise à jour des données dans les outils d'exploitation (DMS, outils de gestion de stock). Profil Recherché Savoir-faire (Expérience & Compétences) : * Expérience : Plusieurs années d’expérience (minimum 3 à 5 ans) sur un poste administratif complexe. Une connaissance du secteur automobile est un plus, mais nous sommes ouverts à d'autres secteurs industriels ou logistiques. * Systèmes d'Information : Maîtrise parfaite des outils informatiques (Pack Office, et idéalement un DMS automobile ou ERP de production). * Rigueur Administrative : Capacité à traiter un volume important de saisies avec une productivité élevée et sans erreur. Savoir-être (Qualités Personnelles) : * Organisation : Vous savez prioriser les urgences pour "fluidifier" la production. * Présence Terrain : Vous n'êtes pas seulement une personne de bureau ; vous allez sur le terrain pour vérifier l'état des flux et la réalité des documents. Polyvalence & Fiabilité : Vous êtes le bras droit du Directeur, une personne de confiance sur qui l'on peut compter pour la gestion confidentielle du personnel