ACTIVITÉS PRINCIPALES
Secrétariat / Assistance
* Accueil téléphonique et physique.
* Gérer les agendas, notamment des Directeurs, répondre aux appels entrants.
* Mettre en forme et dactylographier les documents (compte-rendu, rapports, courriers …) en respectant la charte graphique de TCM, les règles de grammaire, d’orthographe et de syntaxe.
* Etablir des tableaux et rapports de présentation à partir de notes ou documents préalablement établis.
* Assurer la gestion et le suivi des documents entrant (dépouiller et ventiler les courriers et factures reçues sous format papier et/ou dématérialisé), et sortant (envoi en RAR papier ou dématérialisé, suivi des parapheurs …).
* Assurer l’accessibilité des informations et l’archivage des documents des Directions.
* Assurer le montage des réunions physiques ou en visio, ainsi que les commissions et la mise en forme et envoi des documents dans les délais imposés par le règlement intérieur.
Comptabilité en collaboration et soutien des assistants comptables des Directions qui assurent les missions suivantes
* Suivi comptable de la facturation des marchés publics gérés au sein des Directions : engagement comptable, vérification des pièces, liquidation des factures et suivi administratif des marchés sur support informatique (excel et logiciel comptable CIRIL).
* Suivi comptable des différents achats liés aux activités des services.
* Suivi comptable des recettes liées aux activités des services.
* Rédaction de courriers ou pièces administratives liés à l’exécution des marchés.
* Accompagnement des services pour le suivi des marchés publics ainsi que des achats.
* Echanges réguliers avec le service de finances, le service de la commande publique, la Trésorerie, les fournisseurs.
* Facturation des abonnés des réseaux de chaleur.
* Suivi des lignes de crédits.
* Transmission à sa hiérarchie des observations sur le fonctionnement du service
* Toute autre mission incombant au service et s’inscrivant dans les compétences de l’agent
ACTIVITÉS ANNEXES
* Remplacer l’assistante de la Régie Assainissement pendant ses congés ou absences (horaires 8H-12H / 13H30-17H).
MODALITÉS ET CONTRAINTES DU POSTE
* Présence obligatoire pendant les horaires d’accueil du public (8H30-12H / 14H-17H).
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