Office manager

L’Office Manager garantit le bon fonctionnement opérationnel, administratif et logistique du siège. Il/Elle est responsable de l’accueil, de la gestion des bureaux et de l’expérience collaborateur au quotidien. Véritable facilitateur·rice et relais opérationnel des Ressources Humaines, il/elle contribue activement à la qualité de vie au travail, à la cohésion des équipes et à l’efficacité de l’organisation.


Gestion du site & services généraux

* Superviser l’accueil physique et téléphonique.
* Assurer la gestion des espaces (salles, communs, fournitures, badges, clés, courrier et réception des colis).
* Gérer les expéditions (DHL, coursiers, envois spécifiques), notamment pour le CODIR.
* Piloter la maintenance, la sécurité et la qualité des infrastructures.
* Prestataires : rechercher les meilleurs prestataires, négocier les contrats, suivre les interventions, contrôler les factures et assurer le suivi administratif.


Expérience collaborateur & relais RH

* Garantir une expérience collaborateur fluide et positive au quotidien.
* Être le point de contact privilégié des équipes pour leurs besoins opérationnels.
* Support à l’équipe RH pour l’onboarding et l’offboarding des collaborateurs : restitution du matériel, fermeture des accès, coordination interne.
* Diffuser les informations internes (Canal Teams, Télé du Lounge, procédures, communications diverses).


Logistique & déplacements professionnels

* Assister les collaborateurs pour l’optimisation des déplacements professionnels de groupe (organisation, réservations, optimisation des coûts).
* Collaborateurs étrangers : prise en charge complète de leur venue au siège (transport, hôtels, transferts…).
* Gestion complète de la flotte automobile (attribution véhicule, gestion de la maintenance, contrats, optimisation des coûts et sensibilisation des utilisateurs…).
* Organisation logistique des réunions, séminaires, événements professionnels.


Animation de la vie interne

* Organiser les événements d’équipe : moments conviviaux, réunions internes, boards, team-building.
* Assurer l’organisation et la logistique des boards (préparation, coordination, supports, intendance).
* Renforcer la cohésion, la dynamique collective et la culture d’entreprise.
* Proposer et animer des initiatives QVT.


Administration & conformité

* Suivi du budget office et validation des factures.
* Gestion des commandes, équipements et documents légaux (Kbis, certificats, documents clients).
* Référent·e sécurité et évacuation : sensibilisation des nouveaux arrivants et tenue des registres.


Compétences clés :

* Polyvalence, maîtrise des priorités et gestion multitâche.
* Sens du relationnel, diplomatie et communication fluide.
* Proactivité, autonomie, rigueur et forte adaptabilité.
* Sens de la confidentialité et loyauté.
* Excellentes compétences organisationnelles et sens du service.
* Très bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, appétence pour les nouveaux outils digitaux.
* Anglais courant.


Profil recherché

* Minimum 3 ans d’expérience réussie en office management.
* Intérêt pour les sujets RH, QVT et expérience collaborateur.
* Anglais courant.