Office manager f/h

Finalité du poste L'Assistant de Direction / Office Manager est le pivot opérationnel et organisationnel de la direction générale. Elle assure un soutien de haut niveau à l'ensemble de la C-suite et garantit le bon fonctionnement des activités transversales du siège. Ce rôle combine excellence organisationnelle, rigueur administrative et sens du service pour permettre aux dirigeants de se concentrer pleinement sur leurs priorités stratégiques. Anglais Impératif ! Missions clés Assistanat de Direction – C-suite • Gérer les agendas complexes et mouvants des membres de la C-suite (CEO, CFO, COO, CCO, etc.). • Organiser et coordonner les réunions de direction : préparation des ordres du jour, logistique, comptes rendus et suivi des actions. • Gérer les communications entrantes et sortantes de la direction (emails, courriers, filtrage des appels). • Préparer des présentations, notes de synthèse et documents de travail pour la direction. • Assurer l'interface avec les partenaires internes et externes au nom de la direction. Organisation des voyages • Planifier et réserver l'ensemble des déplacements professionnels de la C-suite et des équipes : vols, trains, hôtels, transferts. • Constituer et transmettre les dossiers de voyage complets (itinéraires, documents, informations pratiques). • Gérer les imprévus et modifications de dernière minute avec réactivité et discrétion. • Assurer le suivi et le traitement des notes de frais liées aux déplacements. Optimisation des coûts & process voyage • Définir et mettre en œuvre une politique voyage adaptée (catégories de prestataires, plafonds, règles de réservation). • Négocier et piloter les relations avec les agences de voyage et fournisseurs (compagnies aériennes, hôtels, loueurs). • Analyser les dépenses voyages, identifier les leviers d'économies et produire un reporting régulier. • Améliorer en continu les process de réservation et de validation. Gestion du parc téléphonique & abonnements • Tenir à jour l'inventaire du parc de terminaux mobiles (smartphones, tablettes) et suivre les attributions par utilisateur. • Gérer les contrats et abonnements téléphoniques : négociation, renouvellements, résiliations. • Contrôler et analyser les factures téléphoniques, identifier les anomalies et optimiser les plans tarifaires. • Gérer les incidents matériels (pannes, pertes, remplacements) en lien avec les fournisseurs et l'IT. ✅ Livrables clés • Gestion fluide et sans faille des agendas et communications de la C-suite. • Politique voyage définie, communiquée et appliquée par toutes les équipes. • Reporting mensuel des dépenses voyage avec analyse des écarts et recommandations. • Inventaire à jour du parc mobile et suivi des contrats opérateurs. • Réduction mesurable des coûts téléphoniques et voyages année sur Compétences techniques • Maîtrise Pack Office & Google Workspace • Outils de réservation voyage (SBT, outils en ligne) • Analyse de données de dépenses & reporting • Gestion de flotte mobile & relations opérateurs • Anglais professionnel (oral & écrit) apprécié Soft skills • Discrétion et confidentialité absolues • Sens de l'organisation, rigueur et gestion des priorités • Excellente communication écrite et orale, sens du service • Proactivité et capacité à anticiper les besoins Mantle8 is a deep-tech exploration company dedicated to unlocking the potential of natural hydrogen as a new clean energy resource. By combining advanced geoscience, subsurface modeling and cutting-edge simulation technologies, Mantle8 develops innovative exploration methods to identify and evaluate natural hydrogen systems deep within the Earth. Our multidisciplinary team brings together geoscientists, engineers, data scientists and explorers who share a common ambition: advancing scientific understanding while building the foundations of a new energy frontier. From regional exploration concepts to prospect generation and technological development, Mantle8 works at the intersection of research, innovation and industrial application to accelerate the emergence of natural hydrogen as part of the global energy transition. At Mantle8, exploration is not only about discovering new resources — it is about expanding knowledge, challenging assumptions and building solutions for the future of energy. Why is everything in English if Mantle8 is based in the heart of the French Alps? Because Mantle8 is an international adventure. As of March 2026, our team includes 21 people representing 9 different nationalities. This diversity is one of our greatest strengths, and English is the language that allows everyone to collaborate, debate ideas and build things together. We love our home in the French Alps, but inside Mantle8 our common ground is English — from meetings and technical discussions to emails and, yes, even our jokes. So if you’re thinking about joining us, English is not just helpful — it’s essential to be part of the conversation. À propos de Mantle8 Mantle8 est une entreprise deep-tech d’exploration dédiée à révéler le potentiel de l’hydrogène naturel comme nouvelle ressource d’énergie propre. En combinant géosciences avancées, modélisation du sous-sol et technologies de simulation de pointe, Mantle8 développe des méthodes d’exploration innovantes permettant d’identifier et d’évaluer les systèmes d’hydrogène naturel présents en profondeur dans la Terre. Notre équipe pluridisciplinaire réunit géoscientifiques, ingénieurs, data scientists et explorateurs partageant une ambition commune : faire progresser la connaissance scientifique tout en construisant les bases d’une nouvelle frontière énergétique. De la génération de concepts d’exploration régionaux à l’identification de prospects et au développement technologique, Mantle8 opère à l’interface entre recherche, innovation et application industrielle afin d’accélérer l’émergence de l’hydrogène naturel dans la transition énergétique mondiale. Chez Mantle8, l’exploration ne consiste pas seulement à découvrir de nouvelles ressources — il s’agit aussi d’élargir la connaissance, de remettre en question les certitudes et de construire des solutions pour l’énergie de demain. Pourquoi tout