Assistant d'agence h/f

Créée en 1984, SITES est une société d'ingénierie spécialisée au service de la performance et de la santé structurelle des infrastructures. Les ingénieurs, experts et techniciens de SITES oeuvrent à la maîtrise de la durabilité des actifs structurels exceptionnels, face à leur vieillissement, leur usage, leur exploitation et leur impact sur l'environnement voisin.
À partir d'investigations in-situ sur les structures et ses parties prenantes, d'analyses et de calculs, SITES diagnostique l'état réel des ouvrages, suit leur évolution, préconise et s'assure de la bonne mise en oeuvre des remises à niveau pour garantir la sécurité et la pérennité de leur utilisation et éviter toute interruption d'usage inopinée ou réparation coûteuse non anticipée.
Domaines d'intervention :
· Énergies décarbonées (Hydraulique / Nucléaire / Renouvelable)
· Infrastructures de transports (Routier / Ferroviaire / Maritime)
· Industries sensibles
· Patrimoine et monuments historiques
· Projets Expérimentaux / Recherche & Développement / Défense
· Bâti / Cadre De Vie, Services Publics / Administrations
L'entreprise intervient à toutes les étapes de la vie d'un ouvrage (conception, construction, exploitation, transformation et destruction) en proposant plusieurs services :
· Visites, inspections et expertises
· Tests, contrôles, relevés et mesures
· Monitoring et instrumentation
· Ingénierie et études de pérennité (diagnostics, études de risques, etc.)
· Assistance technique aux maîtres d'ouvrage (suivi, coordination et protection) Au sein de notre agence Paris, nous recrutons un(e) Assistant(e) d'Agence. Sous la responsabilité du Directeur d'Agence, en lien direct avec l'ensemble des services de l'entreprise, vos missions principales se répartissent en 4 volets :
- La Gestion du secrétariat administratif

Accueil physique et téléphonique ;

Prise en charge du courrier entrant/sortant et des colis ;
- L'Appui à la comptabilité et aux paies

Suivi des commandes et des factures de nos fournisseurs et de nos sous-traitants ;

Vérification et correction des feuilles de frais des agents à chaque fin de mois ;

Saisie et contrôle du pointage horaire des agents à chaque fin de mois ;

Suivi des absences.
- Le Suivi du personnel

Accueil et intégration des nouveaux embauchés (remise du Livret d'accueil, Règlement intérieur, etc.) en collaboration avec la Direction des Ressources Humaines ;

Gestion des dossiers du personnel de l'Entité : gestion des formations, des habilitations et suivi des visites médicales en lien avec la Direction Qualité Sécurité Radioprotection et Environnement ;
- La Gestion logistique en lien avec le service des Moyens Généraux

Gestion de la flotte automobile. (livraisons, restitutions, maintenance, réparation) en lien avec nos partenaires (garages, assurances, loueurs),

Suivi des stocks et gestion des commandes de fournitures et EPI,

Suivi et gestion des contrats de maintenances des locaux.