Gestionnaire administrative et pédagogique h/f

RESPONSABILITÉS :

Mission 1 : Gestion administrative des départements HSE & TC

- Accueillir, informer et orienter l'ensemble des usagers des départements : futurs étudiants, étudiants, enseignants, enseignants-chercheurs, chargés d'enseignement vacataires, fournisseurs et partenaires,
- collecter, traiter, contrôler et conserver les informations et documents,
- assurer une communication adaptée dans la diffusion d'information,
- alimenter les bases de données, répondre ou suivre les différentes enquêtes,
- préparer et suivre les engagements financiers sur budget du département :
o préparer les commandes sur marché ou réaliser la mise en concurrence et transmettre au service financier les pièces nécessaires à l'établissement des bons de commande,
o réceptionner, contrôler et informer le service financier de la constatation du service fait,
- préparer et suivre, en qualité d'assistant.e de saisie, les ordres de mission des personnels, CEV et étudiants,
- préparer/organiser les temps institutionnels du département : Conseils de département, Conseils de perfectionnement, élections...assurer la rédaction et la diffusion des relevés de décisions et/ou des comptes rendus,
- participer l'organisation des évènements du département.

Mission 2 : Gestion pédagogique du département

- Participer aux campagnes de gestion des candidatures : contrôler la recevabilité administrative des dossiers [ParcourSup et E-candidat] et transmettre aux commissions de sélection,
- participer aux campagnes des inscriptions administratives [IA] : contrôler les pièces administratives pour permettre l'inscription par le service scolarité,
- réaliser les inscriptions pédagogiques [IP] des étudiants,
- saisir les emplois du temps [ADE Planning] conçus par l'ingénieur pédagogique et prendre en charge les demandes de modifications
- assurer le suivi de l'assiduité : contrôler la recevabilité administrative des justificatifs d'absence, les traiter, les enregistrer et transmettre les éléments aux responsables pédagogiques en charge de ce dossier,
- gérer les relations avec les CFA et entreprises d'accueil des alternants (60 à 80 alternants),
- mettre en œuvre les étapes du conventionnement pour la mise en stage des étudiants de formation initiale [Esup-Stage],
- assister la mise en œuvre des projets et des situations d'apprentissage et d'évaluation (SAÉ) du département,
- assurer la remise des relevés de notes, des avis de poursuite d'études et des diplômes.

PROFIL RECHERCHÉ :

Titulaire d'un bac minimum, vous devez avoir une expérience réussie sur des missions similaires.

- maitrise des techniques d'expression orale et écrite,
- connaître les modalités de préparation de la commande publique,

Compétences opérationnelles
- Savoir travailler en autonomie, comme en équipe, et rendre compte de ses actions,
- être en relai du binôme et assurer la prise en charge de niveau 1 en situation d'absence,
- être méthodique, rigoureux et rendre compte,
- savoir gérer les priorités,
- communiquer avec les services et les partenaires,
- concevoir des tableaux de bord et indicateurs de gestion.

Compétences relationnelles et comportementales
- Sens du contact et du relationnel,
- discrétion professionnelle,
- réactivité et prise d'initiatives,
- rigueur et fiabilité,
- maitrise de soi.

Contrat : CDD temps plein à pourvoir du 21 Août au 31 Août 2026. (renouvellement possible par année universitaire)
Rémunération : 2189 € brut mensuel.
Si cette offre d'emploi vous intéresse, n'hésitez pas à envoyer votre candidature.