Assistante de direction - h/f

ASSISTANTE DE DIRECTION - H/F (BORDEAUX )

Entreprise

Depuis l'ouverture du premier point de vente Beauty Success en, héritage de la parfumerie familiale à Périgueux, le Groupe NOVI a beaucoup évolué et grandi.

Le Groupe NOVI (M€ CA en ) est un groupe familial français qui fédère partenaires franchisés, commercialise 8 enseignes avec aujourd'hui plus de points de vente en France et à l'international, détient 5 marques de produits cosmétiques et technologies et deux activités B2B destinées aux professionnels de l'esthétique.

Spécialiste des métiers de la beauté, le Groupe NOVI développe son concept exclusif de beauté globale au travers des activités de parfumerie, instituts de beauté, centre de minceur et de technologies.

Poste

Nouvelle opportunité de rejoindre nos équipes

Assistant.e de direction

CDI- Statut cadre

Poste à pourvoir dès le mois de juin

Véritable partenaire transversal des membres de la direction, vous intervenez en appui du Président-Directeur Général et Fondateur du groupe, ainsi que de l’ensemble des membres du CODIR et de leurs équipes.

Appui organisationnel :

Véritable facilitateur du quotidien vous prenez en charge les missions suivantes :

1. Gestion de l’agenda : planification et coordination des rendez-vous, réunions et échéances
2. Organisation des déplacements : transports, hébergements, repas, gestion des notes de frais
3. Organisation ponctuelle d’événements internes : réunions, temps conviviaux, temps forts du groupe
4. Gestion documentaire : classement et archivage

Appui administratif et support de direction :

Au-delà du traitement de l’information, votre capacité d’analyse vous permet d’anticiper et d’être force de proposition en assurant :

5. la préparation et mise en forme de documents : comptes rendus, synthèses, courriers, emails
6. le reporting quotidien des informations traitées
7. La création de supports de présentation

Appui à la réflexion et à l’optimisation

L’optimisation et l’amélioration continue, qu’elle soit organisationnelle, fonctionnelle ou budgétaire, fait partie intégrante de votre quotidien. Discret(e) et curieux(se), vous contribuez activement à cette dynamique à travers :

8. La participation à des projets transverses en co-construction avec les équipes métiers
9. La veille et l’analyse sur des sujets stratégiques et opérationnels
10. L’optimisation des process et des pratiques internes
11. La participation active au déploiement des usages de l’intelligence artificielle dans l’ensemble des services : aide à la rédaction, synthèse, comptes rendus, analyse, support à la décision, automatisation de tâches.

Appui relationnel :

En tant qu’interlocuteur(trice) principal(e) entre la direction et les interlocuteurs internes et externes, vous gérez les appels téléphoniques et les courriels. Vous réalisez un reporting journalier de l’ensemble des informations traitées dans la journée.

Ce poste vous offre une vision centrale de l’organisation. De ce fait, son périmètre et ses missions sont amenés à évoluer en fonction des enjeux et des priorités du groupe. Ce poste évolutif s’inscrit dans une dynamique d’amélioration continue et peut vous amener, selon votre expérience, à contribuer à des sujets métiers et projets transverses.

Profil

Aligné(e) avec les valeurs du groupe, vous faites preuve de respect, de professionnalisme et d’optimisme, tout en cultivant une proximité naturelle avec les équipes du siège comme du réseau.

Votre parcours professionnel, riche et varié, vous permet d’être force de proposition tout en faisant preuve de discrétion et en intégrant les contraintes et réalités de votre environnement.

Curieux(se) et engagé(e), vous aimez sortir de votre périmètre habituel pour prendre en charge des missions ponctuelles, vous documenter et développer vos compétences afin de contribuer de manière transversale aux projets.

Vous avez développé une réelle maturité dans la gestion d’informations confidentielles, sensibles et stratégiques.

Reconnu(e) pour vos qualités humaines, vous savez vous adapter à des interlocuteurs variés et à différents modes de fonctionnement.

Animé(e) par une culture forte de l’optimisation, vous cherchez en permanence à améliorer les pratiques. Déjà familier(ère) des usages de l’intelligence artificielle, vous les intégrez naturellement dans vos réflexes professionnels comme levier d’efficacité et d’aide à la réflexion.

Votre rôle vous amènera également à interagir avec des partenaires externes (bailleurs, franchisés, banques, associés…), nécessitant diplomatie et sens de l’écoute.

Vous savez prioriser, gérer l’imprévu avec agilité et faire preuve d’initiative dans un environnement en perpétuel mouvement.

COMPÉTENCES CLÉS

12. Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs indispensable (Microsoft Office, Google Workspace)
13. Maîtrise des sites et applications de réservation en ligne
14. Excellentes capacités d’organisation et de structuration de l’information
15. Aisance rédactionnelle et orale
16. Esprit de synthèse
17. Rigueur et sens du classement
18. Intelligence relationnelle permettant de s’adapter à ses interlocuteurs et de comprendre leurs modes de fonctionnement

Ce poste en présentiel est basé à Bordeaux – Darwin Eco-système OU Saint-Astier et ne nécessite pas de déplacements particuliers.