Assistant de site et gestion véhicules f/h

Votre rôle

L’assistant(e) de site et gestion véhicules est garant du bon fonctionnement administratif et logistique du site du Rennes et a en charge la gestion de la flotte de véhicules de l’entreprise.

Vos missions

En tant qu’assistant(e) de gestion:

Référent(e) de site

- Accueil et accompagnement des visiteurs et les nouveaux collaborateurs.

-Intendance du site pour Enovacom (point d’entrée pour tous les collaborateurs Enovacom, gestion des commandes café, fournitures, traitement / prise en charge de demandes du quotidien).

-Gestion et tenue à jour de la gestion des accès (création des profils des nouveaux arrivants pour la délivrance de leur badge d’accès, vérification que le NDA soit bien signé).

- Gestion des petites fournitures pour les équipes.

-Gestion des affichages obligatoires

Vous êtes le/la correspondant(e) local(e) pour les moyens généraux du site de Rennes en en lien avec les équipes Services Généraux Enovacom basées à Marseille.

Gérer les demandes achats:

- Gestion d’une partie des demandes d'achats, en assurer le suivi et être l’interlocuteur privilégié auprès des fournisseurs externes et internes.

- Archivage des échanges et documents.

- Gestion et mise en paiement des relances.

Gérer les procédures d'entrées et sorties de salariés ou prestataires :

- Gestion de l'annuaire avec mise à jour des fiches annuaire Groupe pour l’entreprise

- Suivi complet du process de mouvements de personnels du site de Rennes : Demande de Moyens Informatiques (DMI) d’arrivée, prise de rendez-vous espace service pour retrait du matériel.

- Gestion et suivi administratif complet des prestataires (Kikeoo Presta): DMI d’arrivée, création du profil, mise à jour des différents profils de prestataires, maintenir à jour, suivi de toutes les prestations & devis.

Autre support administratif& logistiques:
- Gestion du courrier entrant et sortant.
- Gérer les appels téléphoniques en y apportant un premier niveau de réponse.
- Rédaction et mise en forme des différents courriers.
- Commande de coursiers et respect des délais.
- Gestion des demandes quotidiennes & assistances diverses de l’équipe sur le site de Rennes
- Gestion et organisation des évènements (afterworks, repas, pots de départ etc.)

Vous assurez également l'interface avec les autres assistant(e)s et assurer l’intérim le cas échéant (congés...)


En tant que gestionnaire de la flotte de véhicules:

Sous la supervision du Directeur des Services Généraux, vous gérez le parc de véhicules d’Enovacom:
- Commande des nouveaux véhicules conformément à la politique en vigueur
- Mise à la route de tous les véhicules dans le logiciel de gestion
Complétude des fiches véhicule (contrat de Leasing, PV de livraison, montants des loyers, loi de roulage, dates de contrat….) et complétude des fiches conducteurs (adresse postale, CUID, permis de conduire,….)
- Suivi hebdomadaire de la flotte en lien avec le service RH

- Suivi des évolutions réglementaires