Office manager & controller (h/f)

À propos de Sensefuel


Sensefuel est une scale-up technologique française, basée à Villeneuve d’Ascq, spécialisée dans l'intelligence artificielle appliquée au e-commerce.


Notre métier ? Remplacer les moteurs de recherche internes obsolètes par une plateforme de Search & Product Discovery capable de comprendre l'intention d'achat des internautes au-delà des mots. Grâce à une individualisation en temps réel, notre IA adapte l'affichage des produits et le merchandising pour maximiser les conversions de plus de 100 grands comptes en Europe (parmi lesquels Yves Rocher, Brico Dépôt, Eram ou Maxicoffee).


Intégrer Sensefuel, c'est avant tout rejoindre une aventure à taille humaine (une trentaine de collaborateurs) où la confiance, l'écoute et le respect de l'équilibre de chacun sont des réalités quotidiennes. Nous cultivons un environnement de travail sain et transparent, convaincus que l'épanouissement individuel est le premier moteur de notre réussite collective.


Descriptif du poste


Rattaché(e) directement au CEO, vous occupez un poste stratégique et central pour structurer notre quotidien et notre suivi financier. Votre rôle consiste à automatiser la gestion administrative et RH, tout en apportant une visibilité financière chirurgicale à la direction. Vous êtes le pont indispensable entre l'opérationnel interne et notre cabinet d'expertise comptable externe.


Vos missions principales :


Finance & Contrôle de Gestion :

* Tenue à jour et optimisation de nos outils de suivi (tableaux de bord, prévisions de trésorerie, suivi des indicateurs clés liés à notre modèle SaaS).
* Analyse des données financières et production de reportings pour la direction afin d'éclairer les décisions stratégiques.


Administration & Facturation :

* Gestion opérationnelle complète du cycle de facturation : émission des factures clients, suivi des règlements fournisseurs, relances et lettrages.
* Centralisation, organisation et transmission des pièces justificatives et des flux comptables au cabinet d'expertise comptable.


Suivi RH & Vie du Bureau :

* Collecte et transmission des éléments variables de paie et des documents de gestion sociale au cabinet externe (qui gère l'intégralité de la production des bulletins et les déclarations).
* Suivi administratif des salariés (onboarding des nouveaux talents, contrats, mutuelle).
* Intendance, logistique et attention quotidienne portée à la qualité de vie et au bon fonctionnement de nos locaux.


Profil recherché:


* Formation supérieure (Bac+3/5) en Gestion, Finance ou Comptabilité, avec une première expérience opérationnelle similaire (idéalement dans l'écosystème Tech, startup / scale-up ou ESN).


* Compétences techniques : Maîtrise impérative d'Excel (tableaux croisés, formules complexes).


* Les "Plus" qui font la différence : La connaissance et la maîtrise opérationnelle d'Evoliz (pour la facturation) et d'Agicap (pour la trésorerie) seront un avantage immédiat pour ce poste.


* Soft Skills : Rigueur absolue, discrétion face aux données sensibles, forte autonomie et proactivité.


Conditions et cadre de travail :


* Flexibilité & Équilibre : Nous offrons une organisation moderne avec 3 jours de télétravail par semaine et 2 jours sur site pour concilier au mieux vos temps de vie.


* Des locaux pensés pour l'efficacité (Villeneuve d'Ascq) : Un espace de travail conçu pour s'adapter à votre rythme de la journée. Vous y trouverez une Quiet Zone pour une concentration maximale en silence absolu, ainsi que des zones collaboratives et interactives pour échanger librement et avancer en équipe.


* Équipement Premium : Mise à disposition d'un matériel informatique performant (MacBook ou PC portable haut de gamme à votre convenance) parfaitement adapté à l'usage sur site et à distance.


* Rémunération : Entre 38 000 € et 45 000 € brut annuel (selon profil et expérience).


* Impact Direct : Un rôle de véritable bras droit, sans strates hiérarchiques lourdes, au sein d'une équipe soudée où chaque initiative d'optimisation est immédiatement valorisée.